Sektionssitzung 3 auf dem Deutschen Archivtag 2015
Nach einer doch eher ruhigen Mitgliederversammlung wurde es in der Sektion 3 wieder sehr technisch (wie beim Tagungsthema zu erwarten). Wie kann die Erschließung von Archivalien durch die Nutzung von Standards und/oder von genormten Daten verbessert bzw. beschleunigt werden? Dieser Fragestellung widmete sich die Sektion 3 am Donnerstagnachmittag. Die von Torsten Musial souverän geleitete Sitzung zeigte anhand von positiven Beispielen die Vorteile welche Archive haben, wenn sie Normdaten nutzen bzw. „mitgestalten“.
Karsten Kühnel (Bayreuth): Funktionen als Räume für institutionelle Episoden – Normdateien als ISDF
Zu Beginn seines Vortrages definierte Karsten Kühnel einige Begriffe, die für seinen Vortag wichtig waren (archiv, functions, fonds, agent, provenance). Danach ging er näher auf den Begriff „funktionale Provenienz“ und das ICA-Metadatenmodell mit seinen vier Entitäten ein. Im Anschluss zeigte er auf, wie das Wissen um die oben genannten Begriffe bei der Erschließung Verwendung finden kann. Konkret könnt diese bei Fragen wie: Warum ist Archivgut entstanden und wurde es überliefert? oder bei der Begründung für die Mischung von Akteurs- und Funktionsbezogenheit bei der Bestandsgliederung helfen. Zum besseren Verständnis präsentierte Karsten Kühnel anschließend die einzelnen Elemente der genormten ISDF-Datei für das Beispiel des Bestandsbildners „Universität Bayreuth“.
Für einen Neuling im Bereich der digitalen Archivierung oder eher im „Tagesgeschäft“ involvierten Archivar/in war dieser Vortrag sehr theoretisch. Aber wer schon einmal ein Pflichtenheft für ein ECM oder DMS oder eine Archivsoftware erstellt hat, versteht, dass diese grundlegenden Überlegungen notwendig und hilfreich sind.
Daniel Fähle (Stuttgart): „Nehmen und Geben.“ Archive als GND-Nutzer und –Beiträger
Der Vortrag von Daniel Fähle, der auch Projektleiter des Archivportals-D ist, beschäftigte sich mit zwei Fragestellungen. Zum einen ging der Referent darauf ein, wie die GND bisher in den Archiven genutzt wird, zum anderen berichtete er, ob und warum die Nutzung von Normdaten für Archive sinnvoll sei. Der Referent diagnostizierte aktuell eine Zunahme von genormten Erschließungsdaten im Archivbereich (z.B. ist EAD(DBB) geeignet für die GDN). Problematisch bei der Normdatenverwendung ist der entstehende Mehraufwand und auch die Heterogenität der GDN-Daten sei nicht zu vernachlässigen, konstatierte Herr Fähle. Die Zugkraft von Normdaten liege in deren breiten Verwendungsmöglichkeit und die steigende Anzahl an Portalen, die mit Normdaten arbeiten. Die größten Vorteile bestehe in den besseren Recherchemöglichkeiten und der höheren Treffergenauigkeit. Dabei erfolge die Verknüpfung bzw. die Nutzung der Normdaten hauptsächlich im Schlagwortbereich und bei der Namensnormung. Durch die Verknüpfung der Daten aus verschiedenen Portalen können so besser Netzwerke und persönliche Verbindungen aufgezeigt werden.
Den zweiten Teil seines Vortrages begann der Referent mit einer Präsentation eines Gemäldes. Das Gemälde des „Turmes von Babylon“ diente dem Referenten als Sinnbild für die Ausgangssituation am Beginn des GND-Projektes. Inzwischen ist die GND mit ca. 10 Mio Datensätzen bzw. 7 Mio Personendatensätzen zu einem mächtigen Werkzeug herangewachsen. Wie schon erwähnt, ist mit Hilfe der GND eine spartenübergreifende Suche möglich. Die Nutzung der GND bei der Erschließung ist unproblematisch. Für die nachträgliche Normung bei schon vorhandenen Erschließungsdaten müssen aber noch entsprechende Werkzeuge entwickelt werden.
Am Ende seines Vortrages ging Herr Fähle darauf ein, wie die erhöhten Erschießungsaufwände reduziert werden können. Eine Möglichkeit sei die Normung auf der Ebene des Bestandes. Außerdem verwies er auf ein Folgeprojekt des Projektes „Archivportals D“, bei dem überlegt werden soll, wie normdatenbasierte Funktionalitäten ins Archivportal D integriert werden können. Zum Schluss zeigte der Referent am Beispiel des berühmten Karlsruher Baudirektor Friedrich Weinbrenner, wie die GND verwendet wird und verwies auf das positive Beispiel der Ortsnormdatenbank des Landesarchivs Ba-Wü. Außerdem forderte er alle Archive auf, sich an dem spartenübergreifenden Gemeinschaftsprojekt „Gemeinsame Normdatei (GND)“ zu beteiligen.
Georg Eckes (Frankfurt a.M.): Kooperativ gepflegte Normdaten: Das Kooperationsprojekt IN2N und die Folgen
Der dritte Sektionsvortrag drehte sich um die Nutzung von Normdaten im Rahmen der Erschließung von Filmen. Georg Eckes, der am Deutschen Filminstitut tätig ist, zeigte auf, dass bei der Filmerschließung schon sehr früh „Vereinheitlichungen“ durch interne Datenbanken erfolgt sind, ohne zu wissen bzw. zu ahnen, dass somit Normdaten geschaffen worden sind.
Der eigentliche Vortragsinhalt bestand in der Vorstellung des Projektes IN2N. Dieses Projekt ist eine Kooperation zwischen der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) und dem Deutschen Filminstitut (DIF). Dabei wurden als Projekt zwischen Dez. 2012 und Nov 2014 (und danach im Regelbetrieb) die im Filminstitut vorhandenen Personendatensätzen mit deren der DNB und umgekehrt abgeglichen. Zusätzlich haben die Partner Überlegungen angestellt, wie aus der Erschließungssoftware heraus neue Datensätze in der GND angelegt werden können, ohne ein gesondertes Web-Formular ausfüllen zu müssen. Die Lösung lag in der Programmierung einer Webinterface-Schnittstelle zwischen den Datenbanken des Filminstitutes und der DNB. Nun ist es möglich, unvollständige GND-Daten für Filmmitwirkende (Schauspieler, Regisseure, Kameramänner/frauen, Synchronsprecher usw.) relativ einfach zu vervollständigen. Das DIF dagegen nutzt die umfangreicheren Angaben in der GND bei Musikern zur Vervollständigung ihrer Erschließungsangaben. Beide Partner haben damit eine Benefit von der Kooperation. Erwähnt werden muss aber auch, dass eine automatische Übernahme der Daten beim DIF nicht erfolgt ist, sondern dass immer einen Mitarbeiter/in die Übereinstimmung der jeweiligen Person mit dem GND-Datensatz überprüft hat. Auch müssen während der Live-Einspielung der Personendaten zur GND die Weiterbearbeitung des Datensatz gesperrt werden (dauert derzeit ca. 30 sek). Problemtisch ist ebenso die teilweise unterschiedliche inhaltliche Ausfüllung von Feldern (Feld „Beruf“: im DIF steht Drehbuchautor, auch wenn diejenige Person vielleicht einen völlig anderen Beruf ausübt, der aber in der GND steht).
Zum Abschluss verwies Herr Eckes darauf, dass die Qualität der Personendaten in der GND immer besser werden, umso mehr Partner ihre Daten dafür freigeben würden (z.B.: die Synchronsprecherdatei).
Diskussion
In der Diskussion wurden den Referenten Fragen zur praktischen Anwendbarkeit der jeweilig vorgestellten Projekte gestellt. Es ging dabei konkret um Anwendungsmöglichkeiten für den kirchlichen Bereich (z.B.: Ortsnamen versus Kirchengemeinden) oder die konkrete Nutzungsmöglichkeit von funktionalen Normdaten bei der Erschließung von Universitätsbeständen. Außerdem wurden Fragen nach der Qualität bzw. Definition der Begriffe „Ort“ und „Person“, den Angaben zur Datenquelle und zum Datenimport gestellt. Abschließend verwies der Sektionsleiter darauf, dass dieses Aufgabengebiet für alle noch relativ neu ist und man auf die kommende Entwicklung gespannt sein kann. Den Archiven eröffne die Verwendung von Normdaten aber die Chance für eine Arbeitserleichterung und Qualitätsverbesserung der Erschließungsdaten.