Aktenzeichen XY … aufgelöst, oder: Fortbildungen zur Schriftgutverwaltung durch Hochschularchive

Archivwahrnehmung, Bildungsarbeit, Hochschularchive, Lobbyarbeit, Öffentlichkeitsarbeit, Überlieferungsbildung

Bei vielen Hochschularchiven gehören nicht nur Bestandsbildung und -sicherung, sondern auch das Beraten in Fragen der vorarchivischen Schriftgutverwaltung zur täglichen Arbeit. Sowohl im Rahmen von Beratungsgesprächen als auch durch telefonische Anfragen wird in der analogen und der elektronischen Aktenführung beraten. Manche Archive bieten darüber hinaus umfangreiches Material zum Download im Inter- oder Intranet an. Gerade im Fall der elektronischen Archivierung ist die Beratungsfunktion natürlich besonders wichtig, um auch die Interessen des Archivs hinsichtlich der Langzeitarchivierung angemessen vertreten zu können.

An der Universität und der Hochschule Osnabrück hat sicher darüber hinaus ein weiteres Modell etabliert: Im Rahmen des offiziellen Fortbildungsprogramms werden Mitarbeiter der Hochschulen in Fragen der Schriftgutverwaltung geschult. Seit 2012 bietet das im Nds. Landesarchiv – Standort Osnabrück untergebrachte Universitäts -und Hochschularchiv solche Veranstaltungen an (eingeführt durch meinen Amtsvorgänger).

Beschriftung nicht nach ISO 15489 (Fot: Thorsten Unger)
Beschriftung, nicht ganz nach DIN ISO 15489 (Foto: Thorsten Unger)

Ziel der Veranstaltungen ist es, zu zeigen, wie man eine Akte bildet, wozu es einen Aktenplan gibt, warum man ein Aktenverzeichnis führt, wie lange Akten aufzubewahren sind und wie eine Aktenanbietung an das Universitätsarchiv verläuft.

Vorgestellt werden auch die rechtlichen Grundlagen, wie die niedersächsische Aktenordnung, das niedersächsische Archivgesetz und die universitäre Dienstanweisung zur Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Schriftgut.

Zielgruppe sind vor allem Verwaltungsmitarbeiter, die im Hochschulbereich oftmals keine klassische Verwaltungsausbildung besitzen. Als Bestandteil der archivischen Öffentlichkeitsarbeit wird in der Veranstaltung auch immer ein Einblick in die Magazine des Landesarchivs und einen Blick auf typisches Verwaltungsschriftgut von der Urkunde bis zur modernen Akte ermöglicht.

Die Fortbildungsveranstaltung versucht damit gleich mehere Aspekte abzudecken: Sie vermittelt Kenntnisse in der Schriftgutverwaltung, einerseits um Hochschulmitarbeitern Hilfsmittel für die tägliche Arbeit an die Hand zu geben, andererseits um Struktur in das potentielle Archivgut zu bringen und damit eine spätere Übergabe an das Archiv zu erleichtern. Gleichzeitig präsentiert sich das Archiv damit auch ganz konkret als service- und lösungsorientierter Dienstleister für die Verwaltung.

In der Regel sind die Gruppen überschaubar (5-10 Personen). Der direkte Kontakt und die damit verbundene Diskussionsmöglichkeiten werden m.E. bisher sehr positiv angenommen. Wie nachhaltig die Veranstaltungen tatsächlich Arbeitsabläufe beeinflussen, lässt sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht sagen.

Die Frage in die Community: Gibt es ähnliche Veranstaltungsformen im Bereich der Hochschularchive (vielleicht auch in anderen Archivsparten) und wie sind die bisherigen Erfahrungen?

6 Gedanken zu „Aktenzeichen XY … aufgelöst, oder: Fortbildungen zur Schriftgutverwaltung durch Hochschularchive

  1. An der Universität Bamberg haben wir in den letzten Jahren zielgruppenspezifische Informationsveranstaltungen zur Archivierung (inklusive Archivführung) für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dekanate und Lehrstuhlsekretariate abgehalten, jeweils pro Fakultät. Dabei wurden die Aufgaben und rechtlichen Grundlagen des Universitätsarchivs vermittelt, über Anbietungspflichten informiert, die Bestände und Nutzungsmöglichkeiten vorgestellt („denken Sie ans nächste Institutsjubiläum…“) sowie auf verschiedene Handreichungen des Archivs aufmerksam gemacht. Wichtig war aber auch der gegenseitige Austausch zu Fragen der Aktenführung, Archivierung und Aussonderung, den ich selbst als äußerst bereichernd empfand.
    Ihren Bericht zu den Fortbildungen zur Schriftgutverwaltung, Herr Unger, finde ich sehr interessant und nehme das gern als Anregung, hier ähnliches auf den Weg zu bringen. Welchen Umfang hatten denn die Einheiten?

    1. Die allererste Veranstaltung fand an zwei aufeinanderfolgenden Tagen jeweils vormittags von 9-12 Uhr statt (inkl. Archivführung). Die nachfolgenden Fortbildungen wurden auf einen Tag von 9-12 Uhr beschränkt. Das Programm bestand aus drei Blöcken (einmal 60, zweimal 45 Minuten und zwischen den Blöcken jeweils 15 Minuten Pause). Das funktionierte ganz gut, auch wenn man natürlich bei drei Stunden nicht zu sehr in die Tiefe gehen kann.

  2. An der Universität Bayreuth haben wir Informationen zur Aktenführung und zur Aussonderung auf unsere Website gestellt. Besonderen Wert haben wir dabei auf den Hinweis auf die Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaats Bayern (AGO) gelegt, in der die Grundlagen der Aktenführung zu finden sind. Für die umfassende Nutzung des Aktenplans haben wir auf Einladung des Präsidenten eine Informationsveranstaltung gegeben und anschließend einzelne Stellen persönlich besucht (Archivar und Registrator). Es zeigte sich allerdings, dass eine systematische und regelmäßige Betreuung in Fragen der Schriftgutverwaltung zum Zweck der umfassenderen Etablierung des Aktenplans und der vorgangsmäßigen Aktenführung vom Archiv nicht geleistet werden kann. Deshalb haben wir diese Arbeit bis auf Weiteres wieder eingestellt und stattdessen die schriftliche Empfehlung versandt, auf das Fortbildungsangebot der Bayerischen Verwaltungsschule zurückzugreifen. Soll heißen: Um Records Management im Sinne von Beratung auf der Ebene der Verwaltungsausbildung zu betreiben, muss im Archiv eine gewisse Personaldecke erreicht sein, um handlungsfähig zu sein.

    1. Ich sehe die Fortbildungsveranstaltung auch eher als Ergänzung zu den telefonischen bzw. den „Vor-Ort-Beratungen“. Infomaterial stellen wir bisher nur intern zur Verfügung (StudIP, im Rahmen der Fortbildungsveranstaltung) – in Bayreuth ist das auf der Homepage gut gelöst, v.a. die Präsentation zu E-Mails ist sehr gelungen.
      Ein bis zweimal pro Jahr drei Stunden Fortbildung ist (aus meiner Erfahrung) auch mit wenig Personal durchaus machbar, zumal die Veranstaltung – einmal vorbereitet – nicht mehr zeitaufwändig ist.

  3. Vom Universitätsarchiv Münster wird ebenfalls regelmäßig eine Schulung im internen Weiterbildungsangebot der Universität angeboten, Titel: „Wohin mit alten Akten? Einführung in die Arbeit des Universitätsarchivs“. Die Fortbildung dauert 2 Stunden und schließt eine Führung durch das Archiv ein. Vorgestellt werden die rechtliche und die praktische Seite der Aktenabgabe. In die Tiefe kann man bei der Kürze der Veranstaltung nicht gehen, dafür ist dieses Angebot sehr niedrigschwellig. Wichtig ist uns vor allem, einen Kontakt der aktenführenden Stellen mit dem Archiv herzustellen.

    1. Vielen Dank für den Hinweis! Eine ähnliche Veranstaltung bieten wir auch im Wechsel mit der o.g. an, heißt bei uns „Das Universitätsarchiv stellt sich vor“. Ich war aber v.a. überrascht, dass eben nicht nur die klassische Archivführung + Archivalienschau, sondern auch die auf den ersten Blick eher „trockene“ Schriftgutverwaltung Interesse am Archiv und dessen Aufgaben geweckt hat.

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