29. September 2016, 11.00 – 13.00 Uhr
Leitung: Dr. Bettina Joergens (Detmold)
„Sind Archive „zahnloser Tiger oder kompetenter Partner?“. Mit dieser Einstiegsfrage eröffnete Bettina Joergens (Detmold) als Moderatorin die Sektionssitzung 1 auf dem Archivtag 2016. Anhand von drei Einzelfällen wurde in der Sitzung aufgezeigt, welche archivische Kompetenzen für eine gute Verwaltungsberatung heute notwendig sind und mit welchen Strategien die Archive auf Anforderungen der Verwaltungen reagieren.
Dr. Burkhard Nolte (Dresden): In guten Händen – kompetente Behördenbetreuung mit Customer-Relationship-Management
Die sächsischen Staatsarchive beraten eine große Anzahl an behördlichen Registraturbildner. Dabei entsteht eine Menge an Informationen, die früher teilweise wie „Herrschaftswissen“ kaum kommuniziert wurden, konstatierte Burkhard Nolte zu Beginn seines Vortrages. Heute seien aber transparente Auskunftssysteme notwendig, die das Wissen über die Registraturbildner allen Archivaren/innen offen darlegen. Auch veränderten sich die Anforderungen im Zuge der flächenmäßigen Einführung von eAkten in der sächsischen Verwaltung. Hierbei würden v.a. Fragen zur Langzeitspeicherung (Langzeitsicherung) an die Archive gestellt.
Auch wenn heute schon verschiedene „Hilfsmittel“ in der Behördenberatung genutzt würden (Bewertungsmodelle, Liste abgebungspflichtiger Behörden, Behördentage usw.), so müssten v.a. aufgrund der massiven Personaleinsparung im Sächsischen Staatsarchiv die vorhandenen Angebote zusammengefasst, vereinheitlicht, aber eventuell auch bestimmte Informationen ausdifferenziert werden. Eine Möglichkeit dazu sei der strategische Ansatz des „Customer-Relationship-Management“ (CRM), bei dem Aufbau und Konsolidierung profitabler Kundenbeziehungen im Fokus stehen würden. Seien die Behörden bisher eher „Zwangskunden“ gewesen (vom Archivgesetz „gezwungen“), so versucht das Sächsische Staatsarchiv dies zu einer „Kundenlebensbeziehung“ zu ändern. Konkret gehe es, so Nolte, um eine Spezifizierung der Kundenbeziehung, d.h. es werden mit Hilfe einer Software alle Prozessschritte der Behördenberatung abbildet und die dabei gewonnenen Informationen festgehalten. Das Hauptziel liege dabei in der Verbesserung (sprich: Vereinheitlichung) der hausinterner Bearbeitungsschritte. Mit Hilfe der gewonnenen Daten kann eine vollständige Übersicht der Beratungen und kritische Einschätzung vorgenommen werden. Auch die Clusterung der „Behörden“ in Gruppen mit speziellen Anforderungen ist somit besser möglich. Welche Einzelaspekte der CRM-Werkzeuge (z.B. Kunden-Analyse in Form der ABC-Analyse oder Scoring-Methode) genutzt werden können, war dabei auch ein Teil des Vortrages von Kollege Nolte. Ein weiterer Teil im CRM sei das Kampagnenmanagement. Hierbei ginge es um die Analyse der bisherigen Zusammenarbeit, um die richtigen Arten der Kommunikation mit der zu beratenden Behörde zu finden. Alle Informationen zusammen würden dann sozusagen das „CRM-Haus“ ergeben. Am Ende, so der Referent, müsse die Nutzung eines „Customer-Relationship-Management“ zu einer spürbaren Kosteneinsparung führen (kurz: die „Verwaltungsberatung müsse wirtschaftlich sein“). Zur Nutzung des CRM wurde für das Sächsische Staatsarchiv eine Software mit dem Namen „VorfeldTracker“ entwickelt, in der die vorhandenen Informationen zu den einzelnen Registraturbildnern in einer Datenbank zusammengefasst sind. Als Fazit erläuterte Burkhard Nolte, dass ein „Customer-Relationship-Management“ ein prozessorientiertes Controlling darstelle und die Behördenbetreuung durch diese softwaregestützte Datensammlung erleichtert werde. Ein CRM ersetze aber nicht die persönlichen Kontakte zu den Registraturbildnern.
Dr. Beate Dorfey (Koblenz): Imagewandel dank DMS? Chancen, Grenzen und Lehren aus der Einführung des Landes-DMS in Rheinland-Pfalz
Im zweiten Vortrag berichtete die für die Beratung der staatlichen Behörden im Landeshauptarchiv Koblenz zuständige Kollegin über ihre Erfahrungen bei der Einführung eines landeseinheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) in Rheinland-Pfalz aus Sicht der Archive. Zuerst umschrieb sie die behördliche Schriftgutverwaltung (SGV) als ein „Bild des Grauens“. Oft werde die Einführung eines DMS nur als ein weiteres technisches System betrachtet. Dabei brauchten DMS einheitliche Regeln und Standards, was wiederum die Individualität einschränke und daher bei den Nutzer/innen häufig zu einer Ablehnung führe. Doch DMS schaffe Ordnung, was wiederum aus Sicht der Archive nur zu begrüßen ist. Daher habe, so Kollegin Dorfey, das Landeshauptarchiv Rheinland-Pfalz (LHA RLP) sehr früh die positiven Möglichkeiten gesehen und versucht, beim Projekt „Einführung eines landeseinheitlichen DMS“ mitzuwirken. Neben der archivfachlichen Kompetenz erfordere aber ein solches Projekt zwingend technische Kompetenz im Archiv (Bringschuld der Archive). Nach diesen einführenden Worten ging sie rückblickend auf die DMS-Entwicklung in Rheinland-Pfalz ein: wie überall verfügten die RLP-Behörden über viele individuelle DMS-Insellösungen. Nachdem die Landesbehörden selbst festgestellt hatten, dass dieser Zustand unhaltbar war (v.a. bei Umzügen und Umorganisationen kam es zu erheblichen Problemen), kam es zur Idee eines landeseinheitlichen DMS. Katalysatorische Wirkungen hatte auch das seit 1. Januar 2016 geltende Transparenzgesetz des Landes sowie Supportende für einige aktive Insellösungen. Die geplante Transparenzplattform erfordere standardisierte Prozesse und Formate und ist mit der bisherigen Ausdifferenzierung schwer umsetzbar. Somit kam es zu einer Grundsatzentscheidung der Landesregierung, ein landeseinheitliches DMS einzuführen. Dies war sozusagen ein „Neustart“ bei der SGV, so Kollegin Dorfey. Ziel war eine Standardisierung und eine Qualitätsverbesserungen in der SGV sowie die Schaffung von Wirtschaftlichkeitsvorteilen (inkl. Nachhaltigkeit). Am Ende des Prozesses im Jahre 2020 soll es daher ein einheitliches eAkten-System in allen Landesbehörden geben.
Aufgrund der Bedeutung der SGV für seine eigene Tätigkeit hat sich das LHA RLP bei vielen DMS-Teilprojekten aktiv eingebracht. Kollegin Dorfey berichtete dann auch mit sichtbarem Stolz, dass erst durch die Mitarbeit des Archivs viele Projekte erfolgreich abgeschlossen werden konnten (das LHA RLP war sozusagen der „Erfolgsgarant“), denn die Projektmitarbeiter verfügten überwiegend nicht über die Fachkompetenz im Bereich der SGV, die aber für den Erfolg notwendig ist.
Als Fazit formulierte Kollegin Dorfey: durch frühe Einbindung in das Projekt „Einführung eines landeseinheitlichen DMS in Rheinland-Pfalz“ konnte die Stellung des LHA RLP gestärkt, die Bedeutung der SGV den Behörden besser vermittelt und damit einhergehend die Qualität der behördlichen SGV verbessert werden. Dazu sei aber auch ein entsprechendes Selbstbewusstsein der Archivare/innen sowie auch etwas „Verkaufstalent“ notwendig. Kurz: „Wir können es“.
Auf eine Nachfrage zur Existenz von Aussonderungsschnittstellen im zukünftigen DMS antwortete die Referentin, dass die Softwareanbieter eine Aussonderungsschnittstelle mitliefern müssen (k.o.-Kriterium).
Dr. Christoph Schmidt (Münster): Aussonderung und Archivierung von E-Akten im Landesarchiv NRW
Die Herausforderungen bei der Archivierung von eAkten aus den DMS der ersten Generation war das Hauptthema des dritten Vortrages in der Sektion 1. Zuerst stellte Kollege Schmidt fest, dass aktuell aufgrund der derzeitigen Gesetzeslage die Aussonderung von Akten auf allen Verwaltungsebenen gut gelöst ist. Ein wichtiger Meilenstein in der Entwicklung zur digitalen Verwaltung stellt dabei der Erlass von E-Government-Gesetzen des Bundes und der Länder dar. In diesem Prozess übernimmt das Landesarchiv NRW (LAV NRW) die Aufgabe der Mitgestaltung, Beratung und natürlich auch der Archivierung digitaler Vorgänge. Die Aussonderung und Archivierung digitaler Vorgänge stellt dabei das LAV NRW vor große Herausforderungen. Aktuell werden dem Archiv eAkten aus dem DMS der ersten Generation angeboten. In NRW wurde dabei als DMS die Software „DOMEA“ der Firma OpenText genutzt, die aber über keine eigene Aussonderungsschnittstelle verfügte. Eine Arbeitsgruppe entwickelte daher „Qualitätskriterien für Aussonderung“, die 2011 in einen Anforderungskatalog zusammengefasst wurden. Anschließend berichtete Kollege Schmidt von den verschiedenen Herausforderungen bei der Umsetzung der Qualitätskriterien. Dies führte u.a. dazu, dass – obwohl NRW und Hessen die gleiche Software nutzten – beide Länder eigenständige Aussonderungsschnittstellen entwickelten (und nicht gemeinsam). Wie diese Aussonderung funktioniert, erläuterte Kollege Schmidt im Anschluss. Entsprechend der Festlegung im NRW-Registraturkonzept werden elektronische Dokumente zwecks Vorhaltung in einer digitalen Altregistratur in das pdf/a-2b-Format migriert. Diese pdf-Dateien werden dann dem LAV NRW angeboten und nach einer Bewertung über ein Web-Modul ins digitale Archivsystem übenommen.
Anschließend erläuterte der Referent den Aussonderungsprozess. Dabei konstatierte er, dass die konkrete Entwicklung des Aussonderungsmoduls dem Archiv eine Menge von Erkenntnissen beschert hat:
- so früh wie möglich in Entwicklung einschalten,
- Entwicklung der Schnittstelle hat mit ca. sieben Jahren viel zu lange gedauert (Hinweis: der Livebetrieb ist bis heute in NRW noch nicht aktiv).
Dabei sind folgende Fragen noch offen geblieben: Wie sollen die Archive im Zeitalter des E-Government arbeiten? Wo setzen sie ihre begrenzten Ressourcen ein? Im Bereich der Standardisierung? Bei der Vernetzung mit den Behörden? Bei der Schaffung von Ländergrenzen überschreitenden Steuerungen? Ein Fazit stand aber für Kollegen Schmidt schon heute fest: „Archive müssen zukünftig eher vernetzt arbeiten.“
Diskussion
In der anschließenden Diskussion zu allen drei Vorträgen gab es Nachfragen zur Übernahme von pdf/a aus den Altregistraturen und zum „VorfeldTracker“ als indirektes Mittel der „Arbeitskontrolle“ durch die Sichtbarmachung der erfolgten Beratungstermine bzw. -leistungen. Bei den Antworten der Kollegen Nolte und Schmidt fiel dann ein Wort immer wieder „Standardisierung“ als positive Eigenschaft aller drei genannten Fallbeispiele. Gerade die hohe Personalfluktuation, so Nolte, erfordere bei der Kommunikation mit den Behörden eine gewisse Vereinheitlichung. Die Standardisierung erleichtere die Kommunikation und Aufgabenerledigung sowie Verlässlichkeit, es sei aber keine Standardisierung der gesamten Archivarbeit möglich, nur ein Grundgerüst, so die Antwort von Kollegin Dorfey auf diesen Themenkomplex. Die Moderatorin verwies ferner darauf, dass die Standardisierung eine immer wichtigere Funktion bei den Archivkompetenzen einnehme. Dies erwarten die Behörden auch von den Archiven. Kollege Schmidt wies darauf hin, dass eine Standardisierung im IT-Bereich heute normal sei, im Bereich der SGV müssen sich Archive aber entscheiden, wo sie am besten durch Standardisierung Einfluss ausüben könnten. Wichtig sei auch die „Tür zu den Entscheidern zu öffnen“. Kollege Naumann (LA Ba-Wü) erinnerte daran, dass Standardisierung aber nicht alles sei, denn ebenso wichtig ist „Miteinander reden“. „Wissen entsteht nur im Dialog“, so sein Credo.
Abschließend verwies Kollegin Dorfey noch einmal auf die Notwendigkeit des Aufbaus von IT-Kompetenzen im Archiv, wenn eine qualitativ gute Behördenberatung im Bereich „DMS“ erfolgen soll. Kollege Nolte stimmt dem zu, denn schon heute werden regelmäßig Fragen zur Langzeitsicherung an die Archive gerichtet. „Archivare müssen sich verändern und die notwendige Spezialisierung aufbauen“, fasste Kollege Schmidt die Quintessenz seiner Erfahrungen auf diesem Gebiet zusammen.
Kollegin Joergens beendet dann pünktlich um 13.00 Uhr diese interessante Sektionssitzung.