Zur Diskussion: Überlieferungsbildung bei der Polizei

Überlieferungsbildung

 

Am Anfang dieses VdA-Blogs stand auch die Überlegung, dass den Archivarinnen und Archivaren in Deutschland die Gelegenheit fehlt, sich im virtuellen Raum angemessen fachlich austauschen zu können. Der Fachdiskurs findet weitgehend über Publikationen und Vorträge statt, zwei Kommunikationsformen, die sich zwar durch Sichtbarkeit und Stabilität auszeichnen, weniger aber durch Austausch und Diskussionsmöglichkeiten. Diese Lücke will das VdA-Blog schließen helfen, in dem Themen präsentiert und diskutiert werden können.

Aus diesem Grund möchte ich an dieser Stelle versuchen, ein spezielles Thema in den Blickpunkt zu rücken, dass mich in meiner alltäglichen Arbeit nun schon etwas länger begleitet, dessen Behandlung aber bisher immer eher introvertiert-intellektuell als diskursiv-kommunikativ stattfand: die Aktualisierung des Archivierungsmodells Polizei des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen. Das Modell stammt bereits aus dem Jahre 2006 und bedarf einerseits wegen veränderter polizeilicher Strukturen, andererseits wegen neu gewonnener Erkenntnisse über Arten und Inhalte des polizeilichen Schriftguts eine gewisse Modernisierung.

Einen öffentlichen Austausch über die polizeiliche Überlieferungsbildung hat – soweit ich sehe – in der Archivwelt praktisch noch nicht stattgefunden. Neben dem Archivierungsmodell des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen ist mir lediglich das Bewertungsmodell des Landesarchivs Baden-Württemberg bekannt. In Niedersachsen existiert wohl ein Archivierungsmodell Kriminalpolizei, das aber scheinbar nicht online greifbar ist. Auch für die Bundespolizei existiert ein Bewertungsmodell, entwickelt durch eine ARK(bzw. KLA)-Arbeitsgruppe. (Zudem kann man aus Hinweisblättern verschiedener Bundesländer für die Polizeibehörden eine Bewertungstendenz erkennen.) Entsprechende Publikationen gibt es praktisch keine. Dennoch muss es ja Archivarinnen und Archivare geben, die sich mit der Überlieferungsbildung bei der Polizei befassen, manche Akten als archivwürdig auswählen und andere zur Kassation freigeben. Eine polizeiliche Überlieferungsbildung findet statt – aber nach welchen Kriterien? Auch wenn sich diese Frage insbesondere an die Kolleginnen und Kollegen in den Landes-/Staatsarchiven richtet, so möchte ich doch auch ebendiese in den Kommunalarchiven ansprechen. Polizei ist eng mit den Gegebenheiten der lokalen Lebenswelt verknüpft – was wünschen Sie sich für eine polizeiliche Überlieferungsbildung?

 

Im Folgenden findet sich ein Überblick über die Grundzüge des überarbeiteten Archivierungsmodells Polizei des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen (nach gegenwärtigem Sachstand). Ich beschränke mich dabei auf die Kreispolizeibehörden (die in Nordrhein-Westfalen meistens deckungsgleich mit den Städten bzw. Kreisen sind) und vernachlässige obere und oberste Polizeibehörden:

(Gesamtüberblick in Listenform)

Die Organisation der Polizei wird durch archetypisches verwaltungsorganisatorisches Schriftgut dokumentiert: Organisationspläne, Geschäftsverteilungspläne, Geschäftsordnungen. Normative Vorgaben werden durch die komplette Übernahme der Dienstanweisungen überliefert. Interne Diskussionen und Themen lassen sich über die Protokolle zu Dienstbesprechungen auf oberer Ebene nachvollziehen. Ergänzend werden Druckschriften, v.a. Jahresberichte, Statistiken u.ä., übernommen.

Das polizeiliche Personal wird über eine Auswahl an Personalakten überliefert, die den Vorgaben des Archivierungsmodells Personalverwaltung folgt. Die Auswahlkriterien für die Archivwürdigkeit sind ein Geburtsjahrgang bis 1920, eine Geburtstag am 16.01. oder 16.06., eine Laufbahn im höheren Dienst oder das Erreichen der Endstufe im gehobenen Dienst oder ein schweres Disziplinarvergehen.

Die grundsätzliche polizeiliche Arbeit wird durch das Tägliche Lagebild dokumentiert. Dieses Lagebild fasst alle Ereignisse zusammen, die die Kriterien eines wichtigen Ereignisses (WE-Meldung) erfüllen. Da die Hürde, als wichtiges Ereignis zu gelten, nicht sonderlich hoch hängt, findet sich hier ein guter Überblick über den polizeilichen Alltag, insbesondere über öffentliche Veranstaltungen, (schwere) Verkehrsunfälle, (schwere) Gewaltdelikte, außergewöhnliche Vorgänge u.ä. Tägliche Lagebilder sind flächendeckend archivwürdig (ebenso wie das Tägliche Landeslagebild beim Landesamt für zentrale polizeiliche Dienste).

Um öffentliche Veranstaltungen (v.a. Demonstrationen) angemessen zu dokumentieren, werden entsprechende Anmeldungen ebenfalls komplett übernommen. Aus dieser Gesamtheit lässt sich ein Überblick über die politischen und gesellschaftlichen Aktivitäten im öffentlichen Raum gewinnen. Eigentliche Einsatzakten zu öffentlichen Veranstaltungen werden hingegen nur in enger Auswahl übernommen, wenn das Ereignis wegen besonderer Bedeutung oder besonderer Größe eine gewisse Relevanz besitzt.

Gleiches gilt auch für Einsatzakten generell: Die Einsätze zu Demonstrationen, Sportereignissen, Unglücks-/Katastrophenfällen, Schwerverbrechen u.ä.m. werden nur dann überliefert, wenn besondere Bedeutung oder besondere Größe eine gewisse Relevanz begründen. Ergänzt wird diese Überlieferung durch die Akten zur Einsatznachbereitung, die bei der zuständigen Fachaufsichtsbehörde (also dem Landesamt für zentrale polizeiliche Dienste) anfallen. Diese Akten werden nur zu bestimmten Einsätzen angelegt, gelten aber komplett als archivwürdig. Überliefert werden somit Informationen zu besonderen Ereignissen wie auch zum polizeilichen Umgang mit speziellen Einsatzsituationen. (Informationen zu Einsatzakten finden sich im bald erscheinenden dritten Band der Massenakten-Reihe des Landesarchivs NRW.)

Bestimmte Einsatzsituationen werden nur von ausgewählten Kreispolizeibehörden übernommen. Der gesamte Bereich des Personen- und Objektschutzes (inkl. der Staatsbesuche) wird nur vom Polizeipräsidium Bonn (bis 2009) bzw. vom Polizeipräsidium Düsseldorf (ab 2010) übernommen. Bestimmte Sonderfälle können Ausnahmen bilden (z.B. die Flughäfen oder die Oberlandesgerichte).

Der gesamte Bereich der Ermittlungstätigkeit hingegen wird nicht über die Akten der Polizei, sondern über die Akten der Staatsanwaltschaften abgedeckt. Ermittlungsakten werden nach Abschluss der Ermittlungen von der Polizei an die Staatsanwaltschaften übergeben, wenn auch bereinigt um die polizeitaktischen Inhalte. Die staatsanwaltschaftliche Ermittlungsakte enthält die Informationen über das Delikt und seine Hintergründe, die allein als archivwürdig bewertet werden. Welche staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsakten übernommen werden, ist nicht im Archivierungsmodell Polizei, sondern im Archivierungsmodell Justiz festgeschrieben.

Aus dem Bereich der Kriminalpolizei wird aber eine Auswahl von Kriminalakten (kriminalpolizeiliche personenbezogene Sammlungen) übernommen und zwar alle fünf Jahre ein Buchstabensample „B“. Hinzu kommen besondere Einzelfälle auf Vorschlag der Behörde. Damit ist gewährleistet, neben individuellen Besonderheiten einen substantiellen Fundus an Personenakten zu überliefern, der Aufschlüsse über Delikte und Täter liefert und so etwas wie eine kollektive Biographie formt. (Informationen zu Kriminalakten finden sich im zweiten Band der Massenakten-Reihe des Landesarchivs NRW.)

Schließlich sei auf die Schriftgutgruppe der Lagebilder verwiesen, die in unterschiedlichen Formen an unterschiedlichen Stellen der Kreispolizeibehörden anfallen. Auch sie sind weitgehend komplett archivwürdig, enthalten sie doch komprimierte Informationen zu bestimmten Deliktfeldern oder Einsatzangelegenheiten. Daneben existieren weitere Informationssammlungen, die individuell bewertet werden müssen (z.B. Körperschaftsakten beim Polizeilichen Staatsschutz).

 

Für alle Anregungen, Bemerkungen, Kommentare, Kritiken, Veränderungs- und Verbesserungsvorschläge bin ich dankbar:

Ist die Überlieferung der Polizei mit diesem Archivierungsmodell angemessen gesichert?

Fehlen überlieferungswürdige Aspekte, seien sie inhaltlicher oder organisatorischer Art?

Haben andere Bundesländer ganz andere Ansätze bei dieser Überlieferungsbildung?

Könnten irgendwo bessere Verbindungen zu verwandten Überlieferungen (gerade im kommunalen Bereich) geknüpft werden?

Auch bisherige Erfahrungen von Nutzerseite interessieren mich: Hat schon jemand mit Polizeiakten gearbeitet? Haben die Bestände die Erwartungen erfüllt oder fehlten gesuchte Dokumente?

Eine rege Beteiligung an dieser Diskussion würde mich freuen, um die Isolation bei der Überlieferungsbildung zu durchbrechen. Außerdem schleicht sich nach einer gewissen Bearbeitungszeit gerne eine gewisse „Betriebsblindheit“ ein, die einen den einen oder anderen Fehler nicht mehr sehen lässt. Auch für alle Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung!

 

18 Gedanken zu „Zur Diskussion: Überlieferungsbildung bei der Polizei

  1. „Polizei ist eng mit den Gegebenheiten der lokalen Lebenswelt verknüpft – was wünschen Sie sich für eine polizeiliche Überlieferungsbildung?“ – zunä#cht danke dafür!
    2 Gedanken schon einmal auf die Schnelle:
    1) Wenn es ein Wunschkonzert wäre, würde ich mir eine gemeinsame Bewertung, (Aktenautopsie vor Ort), also wirkliche Überlieferungsbildung im Verbund, wünschen. Dann kann ich die Entscheidung nachvollziehen und mittragen oder aus regionaler Sicht „korrigierend“ ;- ), wohl eher ergänzend, eingreifen. M. E lässt sich Regionalität weder durch Auswahlverfahren noch durch Schreibtischentscheidungen im manchmal sehr fernen Landesarchivstandort hinreichend abbilden.
    2) Wie sieht es eigentlich mit „Sammlungsgut“ aus? Existieren Foto-, Film-sammlungen? Wie wollen Sie mit Asservaten umgehen?

    1. ad 1) Das Ziel ist es, möglichst selten vor Ort bewerten zu müssen und schwerpunktmäßig mit (guten!) Anbietungslisten zu arbeiten. Ja, das sind Schreibtischentscheidungen an einem möglicherweise fernen Archivstandort. Legitimiert werden sie allerdings durch die durchdachte Struktur, die mit der Existenz eines Archivierungsmodells besteht. Eine gemeinsame Bewertung vor Ort stelle ich mir schwer vor, arbeitsorganisatorisch und auch rechtlich-zuständigkeitshalber. Die Schreibtischentscheidung kann aber – gerade bei den schwach ausdefinierten – besonderen Einsätzen durch weitere Hilfsmittel unterstützt werden. Und da könnte ich mir gut vorstellen, von interessierten KommunalarchivarInnen regelmäßig Hinweise zu bekommen: im Jahr X da war doch bei uns in Stadt Y das besondere Ereignis Z, das war lokalpolitisch (oder stadtgesellschaftlich oder…) recht wichtig, übernimm das doch bitte, sollte es dir angeboten werden. Das wäre eine kleine Liste, die bei der Bewertung halt zur Hand zu nehmen wäre. Am charmantesten wäre eine solche Lösung natürlich über ein Wiki o.ä…

      ad 2) Schwieriges Thema. Bildmaterial scheint mir fast überall in irgendeiner Form vorzuliegen, ist aber nur in seltenen Fällen aktengebunden (z.B.Lichtbildmappen bei Großeinsätzen o.ä.). Und ohne eine festere Aktenstruktur fällt es sehr aber sehr schnell durch das Raster einer ohnehin nicht sonderlich ausgeprägten Anbietungsmentalität. Man hortet und nur im Idealfall erreicht die Anfrage des Archivs einen Mitarbeiter mit offenem Ohr. Dieser Überlieferungsbereich ist also (leider!) sehr zufallsabhängig. (Das sieht bei bestimmten Einrichtungen allerdings auch etwas anders aus, z.B. bei der Polizeifliegerstaffel, mit der regelmäßige Übernahmen verabredet sind.) Asservate werden vom Archiv übrigens nicht übernommen. (War mal in einer Asservatenkammer, das war ungemein spannend, aber der Archivar sollte weder Drogen noch Waffen übernehmen müssen… 😉 )

      1. 1.1. Mir ist schon klar, dass die Zahl der „Außeneinsätze“ – zumal in den wilden Mittelgebirgsräumen im Sprengel des Landesarchivs NRW 😉 – möglichst gering gehalten werden soll. Dennoch bietet doch gerade die Evaluierung eines Bewertungsmodells über die bewerte Praxis der Workshops hinaus die Möglichkeit einer gemeinsamen Bewertung.
        1.1.1. Ein gemeinsamer Besuch ermöglicht sicher auch eine präzise Abgrenzung der kommunalen Polizeiverwaltung zur staatlichen Polizei.
        1.2. Welche rechtlichen Probleme bestehen denn? Sind diese vor dem Hintergrund der archivgesetzlichen Möglichkeit für Kommunalarchive, vom Landesarchiv als kassabel bewertete Unterlagen zu übernehmen, als lösbar anzusehen?
        1.3. Das angeregte WIki kann ich nur unterstützen. Für NRW wäre daher sicher zu prüfen, die Archivierungsmodelle über die regionalen Archivtage, über Informationsveranstaltungen der beiden Landschaftsverbände oder über einen Besuch der regionalen Archivarbeitskreise in die Fläche zu bekommen.
        1.4. Ein Beispiel: Im kooperativ entstandenenen Archivierungsmodell „Schule“ des Landesarchivs NRW (2013) – http://archive.nrw.de/lav/abteilungen/fachbereich_grundsaetze/BilderKartenLogosDateien/Ueberlieferungsbildung/Schule_Abschlussbericht.pdf – betrachtet das Landesarchivs die Beschulung der Kinder durch ihre Eltern als nicht archivwürig. Dieser Einschätzung stimme ich (!) aus Sicht des Landesarchivs zu. Leider spielt dies gerade in meinem Kreis ein gewisse, aus kommunalarchivischer Sicht „archivwürdige“ Rolle, so dass ich diese Unterlagen gerne in das Kreisarchiv übernehmen möchte – via den Weg, den das Archivgesetz mir mittlerweile eröffnet. Denn nicht nur der Weg von Münster nach Siegen ist lang, sondern auch von Siegen nach Münster ….. Eine solche Entscheidung kann ich mir auch auf der Ebene der Polizei vorstellen.
        2. Es ist bedauerlich, dass zurzeit keine verlässlichen Aussagen zum audiovisuellen Dokumentationsgut vorliegen. Hier sollte m. E. in Hinblick auf das sicher vorhandene Nutzungsinteresse eine genauere Untersuchung erfolgen.

        1. ad 1.2)

          Die Registraturen von Landesbehörden sind streng genommen nur für das Landesarchiv NRW zugänglich, um der Aufgabe der Überlieferungsbildung nachzukommen: „Dem Landesarchiv ist auf Verlangen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Unterlagen und die dazu gehörigen Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Information und deren Nutzung notwendig sind, zu gewähren“ (§4 Abs. 1 ArchG NRW).

          Daneben kenne ich das Problem, dass gerade in den staatlichen Verwaltungsbereichen, die eng mit der lokalen Ebene verbunden sind (z.B. Kreispolizeibehörden, Schulämter), gerne das zuständige Archiv der Kollegen der Kreisverwaltung, nämlich das Kommunalarchiv, als Ansprechpartner verstanden wird. Es muss aber ganz klar sein, dass staatliche Verwaltungsbereiche ihre Unterlagen dem Landesarchiv anzubieten haben. Gemeinsame Auftritte von Staats- und Kommunalarchivar verunklaren diese Gegebenheiten aber eher – und das noch in einem Bereich, wo es ohnehin erhebliche Mühe kostet, akzeptable Formen von Anbietung und Zusammenarbeit zu etablieren.

          Letzteres verweist bereits auf den Arbeitsaufwand: Aussonderungstermine oder Beratungsgespräche verlangen gegenwärtig schon unverhältnismäßig große Aufwände bei der Vorbereitung (insbesondere weil man als Archiv gerne ignoriert) wird, die Einbeziehung einer dritten Partei dürfte hier auch eher erschwerend als erleichternd dazukommen.

  2. Die Zusammenarbeit der Polizei mit den kommunalen Ordnungsämtern könnte ein lohnender Punkt für eine stärkere Einbeziehung der lokalen Lebenswelt sein. Ordnungsämter genehmigen Märkte und Veranstaltungen, bringen Obdachlose unter, versorgen Asylbewerber und Flüchtlinge etc. Sie ziehen die Polizei hinzu, wenn die öffentliche Ordnung gefährdet erscheint oder der Verdacht einer Straftat besteht. Sie sind also gewissenmaßen im „Vorfeld“ der Polizei tätig und haben u.U. eine komplementäre Überlieferung zu den Polizeiunterlagen.

    1. Der Hinweis auf die Ordnungsämter könnte interessant sein. Kann mir jemand von den kommunalarchivischen KollegInnen sagen, wie in diesem Bereich eine Überlieferung gebildet wird? Was ist archivwürdig? Wo sind die Lücken, in die eine gut gebildete Polizeiüberlieferung stoßen könnte? Die wenigen Ordnungsamtsbestände, die online recherchierbar sind, geben mir allerdings wenig Anlass zu glauben, dass hier ein Abgleich mit einer Polizeiüberlieferung nötig ist. Beide Seiten regeln jeweils andere Dinge. Irre ich mich?

  3. „Das polizeiliche Personal wird über eine Auswahl an Personalakten überliefert, die den Vorgaben des Archivierungsmodells Personalverwaltung folgt. Die Auswahlkriterien für die Archivwürdigkeit sind ein Geburtsjahrgang bis 1920, eine Geburtstag am 16.01. oder 16.06., eine Laufbahn im höheren Dienst oder das Erreichen der Endstufe im gehobenen Dienst oder ein schweres Disziplinarvergehen.“
    Gibt es neben den hier genannten Kritierien nicht weitere? Z. B. „besondere positive Leistungen“ im Polizeidient wie auch außerhalb in Sport, Kultur, Politik etc. ….. ?

    1. In Greven haben wir in den letzten 16 Jahren mindestens 2 Polizisten als Ratsmitglieder gehabt. Deren Personalakten würde ich aus meiner Sicht erstmal mit einem gewissen Interesse anschauen. (Wobei in Bezug auf das Landesarchiv NRW zu ergänzen wäre: Das gilt in noch größerer Zahl für in der Lokalpolitik aktive Lehrerinnen und Lehrer!)

  4. Sehr geehrter Herr Gillner,

    so positiv ich es auch fände – ich bin mir sicher, dass es hier zu keiner Diskussion mit anderen für die polizeiliche Überlieferung zuständigen Staatsarchivaren kommen wird. Warum? Aus demselben Grund, aus dem es damals kaum Diskussion auf der Website http://www.forum-bewertung.de/ gab, und aus dem die länderübergreifende Mailingliste „Ministerialarchive“ vor über zehn Jahren mangels Beteiligung einschlief: Öffentliche schriftliche Äußerungen in dienstlichen Angelegenheiten (zu denen Bewertungsmodelle ohne Zweifel zählen) müssen mit den Behördenleitungen abgestimmt werden.

    Ich lasse mich aber gerne eines Besseren belehren…

    T. Kluttig

    1. Eine kurze Nachfrage interessehalber: Ist es tatsächlich so, dass das der konkrete Grund für das Einschlafen des Forums war oder lag es vielleicht nicht auch am (damaligen) Desinteresse an dem Medium „Forum“? Haben sich Kollegen in dieser Richtung geäußert?

      1. Es gab dazu keine „repräsentativen“ Erhebungen. Meine Einschätzung basiert auf Gesprächen und Kontakten, die ich in den Jahren 1997 bis 2006 (in denen ich in verschiedenen Funktionen für den Aufgabenbereich „Überlieferungsbildung“ in einer staatlichen Archivverwaltung zuständig war) mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bundesländern hatte. Und natürlich gab und gibt es auch andere Gründe, z. B.: man ist gerade mit ganz anderen fachlichen Fragen betraut und hat weder Grund noch Zeit, sich mit zusätzlichem zu beschäftigen; die öffentliche Diskussion liegt einem nicht; man tut sich schwer mit den „neuen“ Medien; dienstlich wird es nicht erwartet und privat hat man schlicht anderes zu tun.

    2. Wenn die Einschätzung bei 4 stimmt, dann wäre die in den letzten Jahren so oft propagierte Offenheit der Archive, auch in Bezug auf Begründungen für die jeweils gewählten Formen der Überlieferungsbildung, nur ein netter PR-Gag, wenn nicht gar eine Farce. Warten wir also ab, was hier passiert.

    3. Ich neige dazu, Herrn Schröder in seiner Wortwahl beizupflichten: Eine Geheimhaltung von Überlieferungskonzepten erscheint mir ebenfalls als Farce und zwar aus zweierlei Perspektive: Erstens wird der Nutzer im Unklaren über Auswahl und Kontext der vorhandenen Archivalien gelassen, mithin dem forschenden Wissenschaftler eine Einordnung des Materials erschwert. Zweitens wird ein Fachdiskurs unterbunden, der doch unbedingte Grundlage für eine qualitativ hochwertige archivische Aufgabenerfüllung (hier: Überlieferungsbildung) sein muss. Cui bono, kann da nur die Frage lauten, denn mit dieser Haltung hätten wir eine loose-loose-Situation geschaffen, die sowohl Archivarbeit als auch Nutzung erschwert. Archive müssen als öffentliche Einrichtungen ihre Arbeit doch nicht als Betriebsgeheimnis auffassen, das vor neugierigen Konkurrenten geheim zu halten wäre.

    4. P.S. Das Wissen um Überlieferungskonzepte stände doch (wo verabschiedet) ohnehin nach Informationsfreiheitsgesetz zur Verfügung. Eine offene Diskussion dürfte doch allemal zielführender sein als eine erzwungene Herausgabe.

  5. Im Modell taucht an verschiedenen Stellen der Begriff der „Schwere“ – erinnert in diesem Zusammenhang an das Bauchgefühl des/der Archivierenden 🙂 – als Auswahlkritierium auf , um das Modell aus kommunaler Sicht bewerten zu können, wären Beispiele für „schwere“ Delikte etc. hilfreich.

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