Personenbezogene Daten und personenbezogene Schutzfristen

Nutzung, Nutzungsrechte

Fester Bestandteil eines Archivtagsbesuchs sind am ersten Tag nicht nur die Archivtagstaschen, sondern auch die Fortbildungsveranstaltungen. Während erstere aber nur eine kurze Halbwertszeit haben und bald immer irgendwie verschwunden sind (bei mir zumindest), bleibt aus letzteren doch zumeist wesentlich mehr, was noch auf lange Zeit hin für den Berufsalltag nützlich sein kann.

 

Da dieses Blog hier explizit auch der Fachdiskussion dienen soll, möchte ich einen sehr spannenden Gedanken skizzieren, der bei der schönen Fortbildungsveranstaltung zu „Personenbezogenen Angaben in Archivgut und Erschließungsdaten“ von Grit Kurth und Stephen Schröder thematisiert wurde und sicherlich verdient, stärker ins archivarische Allgemeinwissen einzugehen: Gemeint ist der Unterschied zwischen personenbezogenen Daten und personenbezogenem Archivgut. Oder besser: die Nicht-Deckungsgleichheit von personenbezogenen Daten und personenbezogenem Archivgut. Wir wissen alle, dass es nur eine ganz geringe Zahl von Dokumenten gibt, die tatsächlich reine Sachakten ohne jegliche Erwähnung von individuellen Personen darstellen. Der Normalfall sind viel eher Sachakten mit einer unterschiedlichen Dichte von personenbezogenen Informationen. Aus meinem subjektiven Empfinden reagieren Archivarinnen und Archivare sehr zurückhaltend, vielleicht gar restriktiv, wenn es um den Umgang mit solchem Schriftgut geht, sei es bei der Vergabe von Schutzfristen oder der Vorlage für die Benutzung. Häufig dürfte die Verhängung von personenbezogenen Schutzfristen sein, die den freien Zugang zum entsprechenden Archivgut zumeist um mehrere Jahrzehnte nach hinten verschiebt. Eine sehr unbefriedigende Situation, wenn man Archive nicht als abgeschiedene Orte der Bewahrung, sondern als offene Häuser der Geschichte verstehen will, doch die archivarische Angst vor der Enthüllung vermeintlicher oder tatsächlicher personenbezogener Daten scheint größer zu sein als der Wunsch nach Befriedigung von Zugangsinteressen.

 

LAV NRW R Gerichte Rep. 112 Nr. 741

Beispiel für eine personenbezogene Akte: Prozessverfahrensakte Sondergericht Köln (LAV NRW R Gerichte Rep. 0112 Nr. 741)

 

Erfreulicherweise bezogen die Referenten – stets mit Blick auf die archivrechtliche Literatur! – eine eindeutige Position: Das bloße Vorkommen von personenbezogenen Daten rechtfertigt noch keineswegs die Verhängung personenbezogener Schutzfristen. Hierfür muss sich das Archivgut – je nach Archivgesetz etwas unterschiedlich formuliert – in seinem wesentlichen Inhalt und/oder nach seiner Zweckbestimmung auf eine oder mehrere natürliche Personen beziehen. Wesentlicher Inhalt und Zweckbestimmung sind allerdings zumeist recht deutlich zu erkennen, als Faustregel kann ein Personenname im Aktentitel gelten (z.B. Personalakten, Kriminalakten, Patientenakten). Andere Akten mit personenbezogenen Daten fallen unter die allgemeine Schutzfrist, so dass Informationen wie etwa Namen oder Geburtsdaten zumeist dreißig Jahre geschützt sind, danach aber nicht mehr. Wichtige Ausnahmen stellen hier die in den Archivgesetzen gesondert geschützten schutzwürdigen Belange Betroffener und Dritter dar. Solche Informationen, zumeist in den Datenschutzgesetzen etwas schärfer definiert (z.B. politische Überzeugung, sexuelle Identität, gesundheitliche Informationen), sind auch nach Ablauf der allgemeinen Schutzfrist weiterhin geschützt, um das Recht auf informationelle Selbstbestimmung nicht zu verletzen. Was denn genau diese schutzwürdigen Belange sind, ist kaum pauschal zu sagen und verlangt eine Einzelabwägung (und reizt zur Thematisierung in einem späteren Blogartikel).

 

Festgehalten werden kann aber, dass die archivgesetzlichen Schutzfristen einen Ausgleich in der Grundrechtekollision zwischen (breit auszulegender) Wissenschaftsfreiheit und dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung darstellen. Beide Grundrechte müssen angemessen berücksichtigt werden und dürfen weder zu liberal noch zu restriktiv interpretiert werden. Gehäufte und/oder und sensible personenbezogene Daten verdienen einen angemessenen Schutz (durch die Verhängung personenbezogener Schutzfristen oder die Definition schutzwürdiger Belange), in vereinzelter Form –wie sie in vielen Sachakten vorkommt – bedürfen sie über die allgemeine Schutzfrist hinaus keinen besonderen Schutz.

 

Abschließend sei bemerkt, dass die erwähnte Preisgabe einzelner personenbezogener Daten nur im Rahmen der Archivaliennutzung gestattet ist – eine logische Konsequenz aus der erheblichen Vielzahl solcher Daten in nahezu jeder Sachakte. Jegliche andere Interpretation hätte eine problematische Einstufung nahezu aller Archivalien als personenbezogenes Archivgut zur Konsequenz. Anders sieht die Sache jedoch bei der Präsentation von Erschließungsinformationen aus: Hier genießt jedes einzelne personenbezogene Datum den Schutz der Datenschutzgesetze, so dass eine Onlinestellung von Findmitteln inklusiver konkreter Namen noch lebender Personen nicht möglich ist.

 

Ein Dank an die Referenten für die Aufarbeitung einer interessanten Thematik!

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