Treffen des Steering Committee der Section of Professional Associations (SPA) innerhalb des International Council on Archives (ICA) vom 22. bis zum 27. April 2017 in Oslo (Norwegen)

Allgemein, Bildungsarbeit

Ein Gastbeitrag von Dr. Bettina Joergens

Nachdem die neuen Mitglieder des Steering Committee (oder: Bureau) des SPA im September 2016 in Soel bei dem alle vier Jahre stattfindenden ICA-Kongress gewählt worden waren, fand nun Ende April in Oslo die konstituierende Sitzung statt. Eingeladen hat die Präsidentin des SPA, Vilde Ronge, und der Norsk Arkivrad, der Norwegian Society of Records Managers and Archivists.

Das SPA (hat nichts mit Wellness zu tun, nebenbei bemerkt) ist eine wichtige Sektion innerhalb des ICA, da darin alle Archiv- und Records-Management-Verbände weltweit vereinigt sind. Die Aufgaben des SPA zielen darauf ab, etwas für diese Organisationen zu tun und die Zusammenarbeit zu fördern. SPA wurde bereits 1976 gegründet und hat etwa 80 Mitglieder. Beispielsweise hat SPA die Advocacy-Broschüre erarbeitet und die Universal Declaration of Archives. Außerdem führte das SPA einen Film-Wettbewerb und ein Filmfestival zu den Themen „Archiv“ und „Records Management“ durch. Auf der SPA-Website sind etliche Handreichungen etwa zur Öffentlichkeitsarbeit für die Archivarbeit und eine professionelle Schriftgutverwaltung zu finden.

Das Steering Commitee besteht aus 12 Vertreterinnen und Vertretern jeweils ihrer Organisationen. Sie kommen aus Norwegen, USA, Schweiz, Katalonien, Chile, China, Frankreich, Israel, Senegal, die Niederlande, Polen und Deutschland. Vilde Ronge (Norwegen) ist seit September 2016 Präsidentin von SPA (sie folgt damit Fred van Kan); als Vize-Präsidentin fungiert Becky Haglund Tousey (USA) und als Schriftführerin Christina Bianchi aus der Schweiz. Marta Munuera Bermejo ist Webmasterin, auch wenn sie nicht die offizielle Vertreterin aus Katalonien ist. Bettina Joergens zeichnet für den Newsletter verantwortlich.

An dem konstituierenden Treffen in Oslo nahmen Vilde Ronge, Becky Hagkund Tousey, Marta Munuera Bermejo, Eugenio Bustos (Chile), Du Mei (China), Pierre Frederic Brau (Frankreich), Michal Henkin (Israel), Bert de Vries (NL), Piotr Zawilski (Polen) und Bettina Joergens (Deutschland) teil. Leider konnte Alassane Ndiath nicht aus dem Senegal anreisen, da Visa-Probleme ihn daran hinderten. Wir hätten ihn nicht zuletzt für unsere Beiträge zu dem im ICA hoch priorisierten Afrika-Programm gebraucht.

Schwerpunkte der Sitzungen, die überwiegend im Norwegischen Staatsarchiv stattfanden, waren die Arbeitsplanung für die Amtsperiode 2016 bis 2020, die Kommunikation(smedien), der SPA-Beitrag bei der jährlichen ICA-Konferenz in Mexiko City (November 2017), das nächste Filmfestival und die weitere Verbreitung der Advocacy-Broschüre sowie das Afrika-Programm. Außerdem nahmen wir via Skype Kontakt mit dem ICA-Büro in Paris auf, um Fragen und anstehende Themen zu besprechen.

Das Arbeitsprogramm umfasst im Wesentlichen diese Themen. Als vorrangig wurde die Verbesserung der Kommunikation und Information unter den Mitgliedern des Steering Committee sowie mit den Archiv- und Records-Management-Verbänden behandelt. Insbesondere soll die Website (im Rahmen der ICA-Website-Spielräume) übersichtlicher gestaltet werden. Der bisher zwei Mal jährlich erscheinende Newsletter soll in die Website oder einen Blog eingebunden werden und nicht als „PDF- Paper“ erscheinen. D.h., dass die Interaktivität erhöht werden soll. Die Website soll künftig mehr mit den Internetseiten der im SPA vertretenen Organisationen „korrespondieren“, um das Wissen übereinander zu verbessern. Diskutiert wurde auch der Einsatz der sozialen Medien Twitter und Facebook. #ICA_SPA wurde bereits reichlich für Berichte von dem SPA-Treffen in Oslo genutzt. Schauen Sie also immer mal auf die Website und unter dem genannten Hashtag.

Während der jährlichen ICA-Konferenz werden Mitglieder des SPA Steering Committee einen Workshop zur praktischen Umsetzung der Advocacy Broschüre anbieten. Die Idee ist, einen „elevator pitch“ zum Thema „Archiv“, „Archivieren“ oder „Records Management“ zu üben. Der Workshop soll Modellcharakter für möglichst viele Folge-Workshops in den einzelnen Archivverbänden haben. Dabei soll geübt werden, in Alltagssituationen, wie z.B. einem kurzen Gespräch in einem Aufzug oder bei einer Party, überzeugend von der Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit des professionellen Archivierens und einer guten Schriftgutverwaltung zu sprechen. Denn gerade in ungeplanten Situationen können wir „Lobby-Arbeit“ für unsere wichtigen, oft unterschätzten Berufe machen.

Eine weitere Möglichkeit einer wirksamen Öffentlichkeitsarbeit für Archive und Records Management sind Kurzfilme, wie sie anlässlich des Filmfestivals 2016 eingereicht wurden. Aufgrund des Erfolgs wird es im Jahr 2018 wieder ein Filmfestival geben.

Für den ICA ist es zurzeit sehr zentral, Archivorganisationen und damit Archive in Lateinamerika und Afrika zu stärken. Deshalb findet – erstmals! – eine der jährlichen Konferenzen 2017 in Mexiko City statt. Außerdem setzte die ICA Programm-Kommission „Afrika“ auf der Prioritätenliste ganz nach oben und entwickelte eine Afrika-Strategie 2015-2012. Deren Schwerpunkte sind u.a. die Stärkung von Archiv-Institutionen, von professionellen Netzwerken und Organisationen, der Aus- und Weiterbildung sowie die Überzeugung afrikanischer Regierungen für ein professionelles Record Management und Archivwesen. In diesem Sinne wir die jährliche ICA-Konferenz im Jahr 2018 in einem afrikanischen Land stattfinden. Zur Vorbereitung tagt der ICA-Vorstand (Executive Board) in wenigen Wochen in Tansania, wo Vilde Ronge u.a. einen Kurs in Records Management gibt. Auch das SPA Steering Committee möchte etwas zu dem Afrika Programm beitragen. Die größte Herausforderung besteht aber zunächst darin, Kontakte zu afrikanischen Archiv- oder Records Managament-Organisationen und -Einrichtungen herzustellen. Zunächst wird es deshalb darum gehen, verlässliche Kontaktinformationen zu bekommen und sich ein Bild von afrikanischen Organisationen zu bekommen, um dann die Zusammenarbeit zu stärken.

Am dritten Tag fand zunächst ein Treffen mit Lehrenden und Studierenden in der Akershus University College of Applied Science in Oslo statt. Das Department of Archives,- Library- and Information- Science ist in der Fakultät für Sozialwissenschaften angesiedelt. Der Fachbereich Archivwissenschaften existiert dort erst seit 2013 und ist damit sehr jung. Studierende können entsprechend der „Bologna“-Vorgaben einen B.A., M.A. und eine Promotion anstreben. Ferner bietet der Fachbereich ein Fernstudium an. Das Lehrangebot konzentriert sich im Wesentlichen auf die Archivierung und das Records Management elektronischer Daten, von der Übernahme über die Erschließung bis zum Erhalt der Informationen. Auf Nachfrage wurde deutlich, dass der Umgang mit Papier-Schriftgut und insbesondere dessen Erhaltung lediglich eine nachrangige Rolle spielt, ja sogar Wissen darüber verloren zu gehen droht. Es folgte eine Diskussion über die Zukunft des Archivwesens und -berufs und ob oder wie das Profil von Archivare/-innen künftig noch von Informationswissenschaftler/-innen bzw. -manager/-innen unterscheidbar sein würde. Dem standen die Aussagen von Studierenden entgegen, die ihre Motivation zu dem Studium schilderten und dabei u.a. erwähnten, dass sie den Geruch von altem Papier gerne röchen. Gleichzeitig werden in dem Fachbereich im nächsten Jahr verstärkt Veranstaltungen zu Strategien für die Digitalisierung analogen Schriftguts und zum Erhalt elektronischer Informationen angeboten werden. Das College ist Mitglied der „iSchools“, einem Netzwerk von Lehranstalten mit dem Schwerpunkt im Bereich der Informationswissenschaften.

Am Nachmittag traf das Steering Commitee (wie schon an den beiden Abenden vorher) führende Mitglieder des Norwegischen Archiv- und Records-Management-Verbandes zu Gesprächen. In diesem Rahmen stellte die Leiterin des Osloer Stadtarchivs Ranveig Gausdal das größte kommunale Archiv Norwegens in einem Vortrag vor. Außerdem referierte André Neergaard in zwei Vorträgen über Records Management in Norwegen. Er vertritt heute die Norwegische Bank und arbeitete vorher mit der oben erwähnten Hochschule zusammen. Bemerkenswert ist die konsequente Umsetzung der Norwegischen Administration der Prinzipien des „Freedom of Information“ wie Demokratie, Kontrolle, Gesetzmäßigkeit und der Bereitstellung von Information durch die Regierung, insbesondere über das öffentliche elektronische Journal „OEP: offentlig elektronisk postjournals“. Bürgerinnen und Bürger erhalten innerhalb kürzester Zeit (z.T. weniger als 24 Stunden) Dokumente aus der staatlichen Verwaltung, sofern keine datenschutzrechtlichen Einschränkungen Bestehen (s. www.oep.no). Nicht nur Profis und Vertretern/-innen öffentlicher Einrichtungen erwähnten, dass die Norwegische Bevölkerung stark in ihre Regierung und deren Verwaltung vertraut. Offenbar – so der Eindruck – ist dies die Basis für Offenheit und Transparenz, aber auch für eine schnelle Digitalisierung.

Den Abschluss an diesem Tag und des gesamten Programms machte die Vize-Präsidentin des Norsk Arkivrad, Anja Jergel Vestvold, die über ihre Organisation und deren Aktivitäten referierte. Der Norwegische Archiv- und Records-Management-Verband hat 1.200 Mitglieder, davon zahlreiche Einrichtungen und Institutionen. Angesichts der Gesamteinwohnerzahl Norwegens von ca. 5 Millionen ist dies durchaus bemerkenswert. Die Organisation bietet u.a. zahlreiche Workshops und Fortbildungen an. Z.B. tourten sie mit einer Workshop-Reihe durch Norwegen, in dem die Teilnehmer/-innen die in der Universal Declaration on Archives formulierten Grundsätze und Ansprüche in Bezug zu ihrer alltäglichen Arbeit setzten und sie mit Inhalten aus der Praxis füllten – eine durchaus nachahmenswerte Idee. Ein anderer Schwerpunkt des Verbandes liegt in der proaktiven „Einmischung“ in alle öffentlichen Angelegenheiten, bei denen ein professionelles Records Management oder Archivieren gefragt ist. In diesem Sinne schreiben sie immer wieder an die Regierung. Wenn also beispielsweise, so Anja Jergel Vestvold, über Veränderungen der Kindergarteneinrichtungen diskutiert wird, mahnt der Norsk Arkivrad die Dokumentation der Tätigkeiten und Entscheidungen in diesem Bereich an.

Nach vier intensiven Tagen fiel der Abschied schließlich schwer. Denn wir genossen nicht nur die großzügige Gastfreundschaft der norwegischen Kolleginnen und Kollegen, sondern v.a. die wertschätzende, humorvolle und äußerst produktive Zusammenarbeit im SPA. Auch deshalb ist die Vorfreude auf Mexiko City groß.

Bis dahin werden wir an den geplanten Aktivitäten arbeiten. Außerdem wird Vilde Ronge am ersten Tag des Deutschen Archivtags in Wolfsburg dabei sein, am Workshop für Internationales am Mittwoch teilnehmen und ein Grußwort zur Eröffnung halten.

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