Sektionssitzung 2 auf dem Deutschen Archivtag 2015
Die 2. Sektionssitzung stand unter dem Thema „Übernehmen und Bewahren in der digitalen Welt“. Zunächst führte Oliver Laux-Steiner (Koblenz) mit einem kurzen Überblick in das Thema ein.
Den ersten Fachbeitrag zum Thema „Eine Herausforderung des Übergangs: Fileablagen als Quellen der digitalen Überlieferungsbildung“ lieferten Gunnar Wendt (Koblenz) und Dr. Sina Westphal (Koblenz). Die Referenten benannten eingangs als grundsätzliches Problem, dass man zwar seit einiger Zeit auf Bundesebene nach einer flächendeckenden Einführung von DMS/VBS strebe, dieser aber noch nicht erfolgt sei. Tatsächlich seien Fileablagen (also schlichte Ordnerstrukturen, die zumeist auf einem gemeinsamen Laufwerk abgelegt werden) vielerorts vorzufinden. Da Fileablagen registraturlos und sehr individuell sind, entstehe dabei oft ein „Wildwuchs“. Auch sind Fileablagen nach Wendt/Westphal schwer terminologisch zu fassen (in den Raum gestellte Vorschläge: „geteilte Sachbearbeiterablage“ oder „gemeinsame Handakten“).
Oftmals sei nach Wendt/Westphal weiterhin bei Bundesbehörden die Papierakte führend, d.h. wichtige digitale Unterlagen werden ausgedruckt. Die Gefahr, die dabei drohe: Aktenrelevantes könne in den Fileablagen und Mailsystemen verbleiben und damit Überlieferungslöcher verursachen. Wendt/Westphal rieten dennoch in diesem Fall aus bewertungsökonomischen Gründen dazu, tatsächlich auch nur die Papierakten zu übernehmen und nicht ergänzend noch die Fileablagen. Gleichwohl solle man die Behörden für die grundsätzliche Problematik sensibilisieren.
Wendt/Westphal konnten aber auch andere Beispiele der Aktenführung bei Bundesbehörden benennen. So würden z.B. die Unterlagen der Gesundheitsministerkonferenz ausschließlich in Fileablagen aufbewahrt. Eine Übernahme der Fileablage sei daher in diesem Fall unumgänglich. Auch die Bundeswehr nutze kein DMS und böte deswegen zumeist Fileablagen an, deren Strukturierung darüber hinaus sehr heterogen sei.
Eine Bewertung der Fileablagen sollte grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien wie beim analogen Schriftgut erfolgen. Neben einer Makrobewertung kann – bei ungeordneten Ordnerstrukturen noch eine Mikrobewertung erfolgen – diese sei allerdings zumeist mit hohem Aufwand verbunden und könne deswegen nicht immer durchgeführt werden.
Wendt/Westphal erörterten auch die (software-)technischen Hintergründe der Übernahme von Fileablagen, die mit dem Pre Ingest Toolset (PIT) erfolgt (Stichworte: SIP-Bildung, Validierung, Formaterkennung).
Im Anschluss richtete Michael Gasser (Zürich/Schweiz) seinen Blick auf das Thema „Viele Bedürfnisse, eine Lösung: Das Data Archive der ETH Zürich“. Grundgedanken des Data Archive sei die Vision eines Gesamtsystems für Forschende, für die Verwaltung der Hochschule und für die Bibliothek. Ermöglicht werden soll auch ein kontrollierter Zugang von außen auf das digitale Archivgut. Ein bedeutsamer Schwerpunkt liege dabei auf den Forschungsdaten. Hintergrund sei dabei die Nachprüfbarkeit von Ergebnissen und die Zitierbarkeit von Daten im Rahmen einer bestimmten Aufbewahrungsdauer (10 Jahre).
Dabei stellen nach Gasser vor allem die unüberblickbare Vielfalt der teilweise proprietären Formate aber auch die Heterogenität der unterschiedlichen Gruppen und Forschungsbereiche vor große Herausforderungen. Auch im Hochschulbereich spiele dabei die Übernahme von Fileablagen eine große Rolle.
Im Fokus des Projektes stehe nach Gasser zunächst die Speicherung, nicht aber die Langzeitarchivierung. Das Managen von „aktiven“ Forschungsdaten könne dabei nicht im Rahmen des Projekts geleistet werden. Das Hochschularchiv ist im Rahmen des Projekts der zentrale Handlungsträger, denn es hat eine rechtliche Verpflichtung zur Archivierung.
Einem Überblick über die „Aufgaben der digitalen Bestandserhaltung“ widmete sich Dr. Christian Keitel (Stuttgart). Eingangs wies Keitel darauf hin, dass noch Jahre vergehen werden, bis man in diesem Themenfeld auf Standards, Methoden und Prozesse zurückgreifen könne.
Keitel wählte zu Beginn seines Vortrags ineinandergreifende Zahnräder als Bild für die digitale Bestandserhaltung. Als Schlagworte auf einem Weg dorthin sah er: Objekte bilden – Archivierbarkeit herstellen – eigenes Handeln dokumentieren – Rahmenbedingungen beobachten – Erfolgskriterien definieren.
Grundlage einer Archivierungsstrategie sei dabei die Frage nach dem einzuschlagenden Weg, also: Emulation oder Migration. Keitel erörterte die Vor- und Nachteile der jeweiligen Strategie und führte an, dass ein Nachdenken über die spätere Nutzung bei der letztendlichen Entscheidung hilfreich sein könne. Bestandserhaltung könne nicht nur im Sinne der Bestandserhaltung, sondern müsse auch im Sinne der künftigen Nutzung gedacht werden. Erst nach einer Entscheidung für die Migration oder die Emulation könne die eigentliche Arbeit beginnen, z.B. das Nachdenken über das Dateiformat. Migration sei dabei die Strategie, die von meisten Archiven weltweit genutzt werde. Egal welche Strategien man letztendlich verfolge – das eigene Handeln müsse dokumentiert werden. Man müsse Metadaten vorhalten durch den z.B. der Migrationsweg, die Provenienz/Provenance nachvollziehbar bleibe.
Nicht ausbleiben dürfe das Beobachten der voranschreitenden Technologie, denn digitale Objekte können nicht einfach nur in das „digitale Regal“ gelegt werden. Es müsse beobachtet werden, welche Veränderungen eintreten, damit man rechtzeitig reagieren könne.
Zum Schluss charakterisierte Keitel das Idealbild eines digitalen Archivales bei dem alle Eigenschaften erhalten bleiben. Da dies aber kaum möglich sei, müsse man Kerneigenschaften auswählen, auf die man sich konzentrieren müsse.
In der anschließenden Diskussion stellte sich u.a. die Frage, wie kleinere Archive, die nicht so gut aufgestellt sind, mit der Problematik umgehen sollten. Keitel sah/sieht hier die großen Archive in der Pflicht, Kenntnisse weiterzugeben. Auf der anderen Seite müssten kleinere Archive sich zusammenschließen und kooperieren.
Eine weitere Schwierigkeit wurde in der Bewertung von Fileablagen im Hinblick auf die Kleinteiligkeit gemacht, also wie tief man bei der Bewertung gehen solle.
Im Digitalen – so Keitel – bereite darüber hinaus die Abgrenzung zu anderen Datenkomplexen zusehends Probleme: Altherbekannte Strukturen lösen sich auf, so werden z.B. „Personalakten“ zu „Personalaktendaten“.