Treffen des Steering Committee SPA in Berlin

ein Gastbeitrag von Dr. Bettina Joergens

Vom 22. bis 25. Mai 2018 traf sich das  Steering Committee der Section of Professional Associations (SPA) zu seinem Frühjahrstreffen in Berlin. Das Besondere an diesem Frühjahrstreffen war, dass alle Mitglieder des Steering Committee dabei waren, also alle Budget- und Visa-Hürden genommen werden konnten.

Deshalb konnten in den Arbeitsgruppen und in die Diskussionen Perspektiven aus zwölf Ländern und ebensovielen Organisationen einbezogen werden, nämlich aus: Chile, China, Frankreich, Israel, Kanada, den Niederlanden, Norwegen, Polen, Senegal, Spanien, frn U.S.A.,  und Deutschland.

Das für vier Jahre gewählte Steering Committee der Section of Professional Associations vertritt innerhalb des International Council of Archives alle dort organisierten Verbände bzw. Vereine für Archivwesen und Records Management und somit die Mitglieder dieser Organisationen – im Unterschied zu den im ICA vertretenen Nationalarchiven (Forum of National Archives – FAN). Die Arbeit des Vorstandes von SPA konzentriert sich daher darauf, die Arbeit der Archiv- und Records-Management-Organisationen zu unterstützen.

Bei den Diskussionen – die einem im letzten Jahr beschlossenen Businessplan folgten – standen insbesondere folgende Themen im Vordergrund: 1) Die Position und die Aufgaben von SPA innerhalb des ICA; 2) die Vorbereitung der Workshops in Kamerun (wo die diesjährige Jahreskonferenz des ICA stattfindet) und in Senegal sowie die Afrika-Strategie; 3) die Kommunikationsstrategie des Steering Committee innerhalb des ICA; 4) das Toolkit für einen erfolgreichen Elevator Pitch und 5) die Vorbereitung des nächsten Filmfestivals im Jahr 2019.

• Wie offenbar in vielen Archiv- und Records-Management-Organisationen (das ergaben zumindest die Berichte aus den vertretenen Ländern) müssen aus Sicht des Steering Committee des SPA die Organisationsstrukturen und Rollen von Organisationseinheiten neu überdacht werden. Grundsätzlich werden sie als zu komplex und damit bisweilen als intransparent wahrgenommen. Die Webseite des ICA spiegelt diese Situation gut wieder. Darüber hinaus ist vielfach nicht klar, warum für den einen Bereich eine Sektion eingerichtet wird und für einen anderen „nur“ eine Expert Group. Ferner sollte die Position der Section of Professional Associations hinsichtlich ihrer Bedeutung – insbesondere gegenüber FAN (Forum of National Archives) überdachtet werden. Deshalb wird sich das SPA-Team für eine Reform der Strukturen gegenüber der neuen Generalsekretärin des ICA, Anthea Seles, und dem Executive Board des ICA stark machen. Denn der ICA muss für die Archivverbände attraktiv bleiben. Dies war eines der wichtigen Diskussionspunkte bei dem Skype-Termin mit Anthea Seles (ICA, Paris).
• „Afrika“ ist seit dem Jahr 2012 ein hoch priorisiertes Thema innerhalb des ICA: Die Unterstützung von Archiven und Archivorganisationen in afrikanischen Ländern und deren bessere Einbeziehung in die ICA-Community einzubeziehen stehen dabei im Vordergrund. Deshalb findet die Jahreskonferenz 2018 in Yaoundée (Kamerun) statt, und deshalb ist es von enormer Bedeutung, dass viele Archivarinnen und Archive aus der gesamten Welt der der Einladung nach Youndé folgen. Das Steering Committee des SPA plant, dort einen Workshop anzubieten, in dem gemeinsam mit den TeilnehmerInnen Methoden und Werkzeuge für das Management einer Organisation erarbeitet werden sollen. Beispielsweise geht es darum, wie man einen Verband gründet und mit Kooperationspartnern zusammen arbeitet, wie man Wahlen durchführt, eine Konferenz organisiert oder Lobbyarbeit betreibt. Wie Alassane Ndiath aus Senegal betonte, soll auch diskutiert werden, wie die afrikanischen Archivorganisationen untereinander und kontinentweit sowie mit den Nationalarchiven besser zusammenarbeiten können. Voraussichtlich wird das Steering Committee des SPA im Jahr 2019 einen zusätzlichen Fortsetzungs-Workshop in Senegal organisieren. Die Afrika-Strategie des SPA ist insbesondere von dem Anspruch getragen, den Austausch zwischen afrikanischen und nicht-afrikanischen KollegInnen und Institutionen zu fördern und die Zusammenarbeit zu stärken. Denn die derartige Situation krankt insbesondere daran, dass häufig das Wissen übereinander bzgl. Personen, Institutionen, Organisationen und Arbeitsweisen fehlt. Der Workshop verspricht, hier ein wenig abzuhelfen.
• Ein weiteres großes Arbeitsfeld des Steering Committee des SPA ist die Kommunikation mit den Archiv- und Records-Management-Organisationen und deren Mitgliedern zu verbessern. Wesentliche Bausteine der Kommunikationsstrategie sind die Website des SPA auf der Homepage des ICA und ein ca. zwei Mal jährlich erscheinender Newsletter (eine per Mail versendete PDF-Datei). Lange wurde diskutiert, ob statt des Newsletters ein Blog eingerichtet werden soll. Das bisherige Websystem lässt jedoch keinen Blog zu, weshalb zunächst die „News“ auf der Website in einem neuen Menüpunkt platziert werden. Zusätzlich soll eine Mail darüber informieren. JedeR, der/die PR für eine Organisation oder ein Archiv betreibt, weiß, dass eine Kommunikationsstrategie gut durchdacht sein muss und einem stetigen Wandel unterliegt. Deshalb ist das Steering Committee für Rückmeldungen dankbar.
• Ganz praktisch wurde es in der Arbeitsgruppe des SPA-Termins, die ein Konzept für ein Toolkit (Werkzeugkasten) für den „Elevator Pitch“ erarbeitete. Wie sicherlich einige von Ihnen wissen, hat das SPA – damals noch mit Dr. Bernhard Post – eine Broschüre für gelungene Elevator Pitches für ArchivarInnen und Records ManagerInnen erarbeitet. Dabei geht es um in der Regel sehr kurze Kommunikationssituationen, in denen man seinen Gegenüber kurz und prägnant beispielsweise von einer ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung oder einer Erhöhung des Budgets für das Archiv überzeugen möchte oder muss, etwa bei einer Begegnung im Aufzug oder bei einem Empfang. Solche Situationen wurden bei dem Workshop des SPA während der ICA-Jahreskonferenz in Mexiko City im November 2018 in kleinen Arbeitsgruppen erarbeitet und präsentiert. Der nächste Schritt ist nun, ein Toolkit, also eine Zusammenstellung der Methoden und Werkzeuge, für solche sehr wichtigen und sehr speziellen Kommunikationssituationen zu erarbeiten, und zwar mehrsprachig bzw. in einem für Übersetzungen offenen Format.
• Schließlich diskutierte das SPA-Team das Konzept für das nächste Film-Festival (2019). Schon bald soll die Ausschreibung erfolgen; die Deadline für die Einreichung der Filme wird im März 2019 liegen; die Preisverleihung erfolgt bei der ICA-Jahreskonferenz im Herbst 2019 (voraussichtlich in Edingburgh). Warum Filme? Das letzte Filmfestival zeigte enorme Fähigkeiten von KollegInnen in Archiven und Records Management Institutionen, mit geist- und lehrreichen sowie durchaus humorvollen Filmen für das Archivieren und eine qualitätvolle Schriftgutverwaltung zu werben. Die besten Filme wurden beim Internationalen Workshop beim Deutschen Archivtag in Koblenz präsentiert. Beim nächsten Filmfestival sollen insbesondere, aber selbstverständlich nicht ausschließlich junge KollegInnen zur Teilnahme ermuntert werden.

Neben der Arbeit an diesen Projekten fand ein reger fachlicher Austausch über aktuelle Entwicklungen in den Archiven, beim Records und Informations Management sowie in den im Steering Committee vertretenen Organisationen statt: In vielen Verbänden wird diskutiert, wie die Formate bei Konferenzen, Sitzungen und in der Kommunikationsstrategie attraktiver und lebendiger gestaltet werden können. Ferner müssen die Methoden zur Mitgliederwerbung verändert und verbessert werden: Es muss wieder „cool“ sein, sich für einen Archiv- oder Records Management-Verband zu engagieren. Dabei wird es darauf ankommen, mehr Nicht-ArchivarInnen zu gewinnen, die in Archiven und Records-Management-Institutionen bzw. in der Verwaltung für die Schriftgutverwaltung arbeiten, etwa IT-ExpertInnen oder Verwaltungsfachleute.

Die im Steering Committee vertretenen ArchivarInnen aus EU-Ländern diskutierten selbstverständlich die Auswirkungen der am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen EU DSGVO. Obgleich diese Gespräche nicht vertieft werden konnten, wurde deutlich, wie wichtig ein EU-weiter Austausch zur Umsetzung der EU DSGVO wäre, und zwar einerseits hinsichtlich der genuin archivischen Themen (z.B. Stichwort „Recht auf Vergessen“) und andererseits bezüglich der für die Verwaltung, die Öffentlichkeitsarbeit und der Nutzung relevanten Fragen zur Speicherung von personenbezogenen Daten.

Der Besuch in Berlin wäre ohne die Besichtigung von einer kleinen Auswahl der zahlreichen Archive in Berlin nicht komplett gewesen. Gleich zu Beginn hatte das Steering Committee die Gelegenheit, bei einer interessant gestalteten Führung von Dr. Ragna Boden die Behörde des Beauftragten für die Stasiunterlagen kennenzulernen. Nach den Sitzungen am Ende der Woche stand ein Besuch im Archiv der Akademie der Künste an, wo uns ein Teil der Kunstsammlung vorgestellt wurde. Die Akademie der Künste stellte dem Steering Commitee für vier Tage Sitzungsräume an zwei Standorten zur Verfügung, wofür ihr und besonders Dr. Torsten Musial herzlicher Dank gebührt.

Traditionell organisiert das Steering Committee bei jedem Frühjahrstreffen eine Begegnung mit Studierenden der Archiv- oder Informationswissenschaft. Diesmal besuchten wir die Fachhochschule Potsdam, wo die KollegInnen des Steering Committee von Prof. Dr. Michael Scholz und seinen Studierenden begrüßt und über den archivwissenschaftlichen Studiengang in Potsdam informiert wurden. Die Studierenden berichteten darüber hinaus von ihren Motiven, das Fach „Archivwissenschaft“ zu studieren.

Wenngleich einige zunächst von der Paläographie und der Arbeit mit historischem Archivgut angeregt worden waren, zeigten sich die künftigen ArchivarInnen sehr an den aktuellen Entwicklungen interessiert. Und so rankten sich die anschließenden Diskussionen um die Fragen, wie die für die Schriftgutverwaltung zuständigen Personen und Institutionen besser mit Archiven zusammenarbeiten können und welche rechtliche Handhabe ArchivarInnen haben, um Einfluss auf die Schriftgutverwaltung zu nehmen. Beispielsweise hat das Nationalarchiv in Norwegen eine gewisse Aufsichtsrolle gegenüber der Verwaltung.

Deutlich wurde die enorme Bedeutung einer den Normen und Prinzipien folgenden Schriftgutverwaltung für ein systematisches, verlässliches, transparentes und damit kontrollierbares Informationsmanagement. Weltweit rückt bzw. rückte dieses Aufgabenfeld in den Archiven mehr in den Vordergrund und – in der Konsequenz – die Arbeit mit historischen Archivgut in den Hintergrund. Das Steering Committee des SPA diskutierte mit den Studierenden außerdem die Veränderung des Archivarsberufs durch die IT-Technik und die zunehmend enge Zusammenarbeit mit IT-Fachleuten. Becky Hugland Tousey aus den U.S.A. betonte, wie wichtig es ist, eine gemeinsame Sprache zu finden, was sich bisweilen schwierig gestaltet, wie ein amerikanisches Sprichwort verdeutlicht: „We are separated by the same language.” Selbstverständlich fehlte nicht die Werbung dafür, sich in Archivverbänden, konkret im VdA, zu engagieren und sich für internationale fachliche Diskussionen und Zusammenarbeit zu interessieren. Beim Abendessen entstanden auch bereits die ersten bilateralen Kontakte für ein Praktikum im Ausland – ein gutes Zeichen.

Möglicherweise ist die gute Atmosphäre und der Enthusiasmus des Steering Committee ja auf die Studierenden übergesprungen. Jedenfalls bleibt zu hoffen, dass alle vom SPA-Team diesen „spirit“ in ihre Länder, Organisationen und Archive mitnehmen können.

Dass dieses beinahe eine Woche dauernde Treffen von ArchivarInnen aus vier Kontinenten zu einem gelungenen Meilenstein des Steering Committee des SPA in der laufenden Amtsperiode werden konnte, ist nicht zuletzt der Unterstützung durch die VdA-Geschäftsstelle und der Kollegin und den Kollegen in Berlin und Potsdam zu verdanken.