Kurzbericht zum 10. Treffen der AG Norddeutscher Hochschul- und Wissenschaftsarchive am 24. April 2018 in Osnabrück

Am 24. April 2018 traf sich die AG Norddeutscher Hochschul- und Wissenschaftsarchive zu ihrem jährlichen Arbeitstreffen. Gastgeber war in diesem Jahr das Universitäts- und Hochschularchiv Osnabrück. Nach der Begrüßung durch Dr. Birgit Kehne (Nds. Landesarchiv – Standort Osnabrück) und den Gastgeber Dr. Thorsten Unger (Universitäts-/Hochschularchiv Osnabrück) wurde das Osnabrücker Kooperationsmodell zwischen Landesarchiv, Universität und Hochschule skizziert, das seit 2011 in dieser Form existiert: Universität und Hochschule Osnabrück beschäftigen einen Facharchivar des höheren Dienstes, der seinen Dienstsitz im Nds. Landesarchiv – Standort Osnabrück hat. Die Archive der beiden Hochschulen werden als Deposita im Landesarchiv aufbewahrt.

Als ersten Beitrag zur Tagung präsentierte Dr. Thomas Brakmann (Nds. Landesarchiv – Standort Osnabrück) das 2015 gestartete Archivinformationssystem des Niedersächsischen Landesarchivs, „Arcinsys“. Arcinsys löste im Nds. Landesarchiv 2015 AIDA und das Archivportal Niedersachsen ab, es handelt sich dabei um eine gemeinsame Entwicklung der Landesarchive Hessens und Niedersachsens. Das System kann auch von anderen nichtstaatlichen Archiven in Hessen und Niedersachsen nachgenutzt werden. Herr Brakmann führte aus, dass das System nicht nur der Erschließung dient, sondern alle archivischen Arbeitsprozesse wie Benutzerbetreuung oder Magazinmanagement abbilden kann sowie den Nutzer*Innen einen Online-Zugang zu den niedersächsischen Archiven ermöglichen soll.

Sigrid Dauks M.A. (Universitätsarchiv Bremen) referierte anschließend über die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, und deren Auswirkungen auf die Archive. Die DSGVO bedeutet eine Erhöhung des Schutzes der Rechte der Bürgerinnen und Bürger in Bezug auf personenbezogene Daten. Mehr Transparenz und Kontrolle sollen ermöglicht werden. Insgesamt solle durch die Verordnung das Sammeln von Daten durch Unternehmen und Behörden minimiert werden. Archive betrifft die DSGVO im Kern in zwei Bereichen: a) Personenbezogene Daten im Archivgut, b) Daten von Archivnutzer*Innen. Konkret bedeutet das, dass eine Anpassung von Archivgesetzen und Benutzungsordnungen stattfinden muss sowie dass eine Auskunfts- und Informationspflicht über personenbezogene Daten im Archiv besteht.

Dr. Claudia Bei der Wieden (Archiv der TU Braunschweig) thematisierte in ihrem Impulsreferat die Aufbewahrungsfristen, insbesondere an den Hochschulen. Die Referentin schilderte diesbezüglich ihre Erfahrungen an der TU Braunschweig. Ein Problem stelle sowohl das Schriftgutwachstum dar (digital und analog) als auch zu lange Aufbewahrungsfristen (an der TU Braunschweig gelten 30 Jahre). Hierdurch würden die Speicher- und Lagerungskapazitäten der Altregistraturen übermäßig beansprucht. Die Kosten für die Lagerung würden steigen und die Suche nach einzelnen Akten erschwert. Aufbewahrungsfristen-Listen seien darüber hinaus oftmals unvollständig. Geregelte Aufbewahrungsfristen seien vorteilhaft, wie Frau Bei der Wieden erörtert: Sie regeln Aufbewahrung und die Anbietung an das Archiv, bieten Rechtssicherheit und reduzieren die Kosten.

Im Anschluss an die Fachvorträge wurden aktuelle Themen und Berichte aus den Archiven besprochen. Lars Nebelung M.A. (Archiv der TIB/Universitätsarchiv Hannover) berichtete über die aktuellen Tätigkeiten des Verbands Niedersächsischer Archivarinnen und Archivare (VNA). Anschließend gab Dr. Ole Fischer (Universitätsarchiv Hamburg) eine Rückmeldung zum Sachstand der Arbeitsgemeinschaft Digitale Langzeitarchivierung im Verband Deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA). Berichtet wurde vom Gastgeber auch über den neuen Arbeitskreis Offene Archive im VdA.