Frühjahrstreffen des Steering Committee / Bureau der Section of Professional Associations (SPA) im ICA

Ein Gastbeitrag von Dr. Bettina Joergens

Vom 13. bis zum 17. Mai 2019 fand das Frühjahrstreffen des Steering Committee / Bureau der Section of Professional Associations (SPA) im International Council on Archives (ICA) statt. In diesem Jahr mussten fast alle einen sehr weiten Weg zurücklegen: Der Chilenische Kollege im SPA und Präsident des chilenischen Archivverbandes, Eugenio Bustos Ruz, lud nach Santiago de Chile ein.

Gekommen waren Vilde Ronge (Norwegen, Präsidentin des SPA), Becky Haglund Tousey (U.S.A., Vizepräsidentin des SPA), Pierre-Frédéric Brau (Frankreich, Schriftführer), Cédric Champagne (Kanada, Schriftführer), Mei Du (China), Michal Henkin (Israel), Marta Munera (Spanien), Bert de Vries (Niederlande), Piotr Zawilski (Polen) und Dr. Bettina Joergens (Deutschland, Newsletter-Redakteurin). Leider war es Alassane Ndiath aus dem Senegal nicht möglich, an dem Treffen in Chile teilzunehmen.

Die durchaus intensiven Diskussionen kreisten im Wesentlichen um drei zentrale Fragen bzw. Themen:

1. Was kann bzw. muss das Steering Committee unternehmen, um die Fachverbände für das Archivwesen und für Records Management besser zu unterstützen?
2. Welche Grundlagen und Arbeitsinstrumente müssen geschaffen bzw. verbessert werden, um die Zusammenarbeit innerhalb des ICA effizienter und effektiver zu machen.
3. Welche der ca. 50 eingereichten Kurzfilme sollen für die Preisverleihung beim Filmfestival in Adelaide nominiert werden?

1) SPA ist die Sektion aller über 60 Archiv- und Records Management-Verbände weltweit mit allen seinen Mitgliedern. Wesentliche Ziele des SPA sind, die Vernetzung der Vertreterinnen und Vertreter dieser Organisationen zu stärken sowie die Kommunikation des Steering Committee mit den Verbänden zu verbessern. Und es müssen mehr Archivverbände Mitglied im ICA werden. Was simpel klingt, ist aber angesichts der globalen Zusammenarbeit nicht einfach. Grundlagen für einen unkomplizierten und zielgerichteten Informationsfluss sind valide Adressverteiler (z.B. für den vom Steering Committee herausgegebenen Newsletter) und eine übersichtliche Website des ICA mit Social-Media-Funktionen. An beidem wird zurzeit gearbeitet. Bis dahin werden der vorhandene und stetig auf Zuruf aktualisierte Mailverteiler für einen etwa monatlich per Mail versandten Newsletter genutzt, der auch auf der Website des ICA erscheint.

Gleichzeitig wird zurzeit eine Übersicht mit Informationen über – möglichst – alle Archiv- und Records Management-Verbände erstellt und demnächst online gestellt. Das Ziel ist so einfach wie basal: Wir müssen voneinander wissen, um miteinander in den Austausch zu gehen. Dies ist umso wichtiger, als dass zurzeit zahlreiche archivische Fachverbände über Veränderungen der Organisationsstrukturen, der Formate für Tagungen und die Gremienarbeit sowie der Erscheinungsformen diskutieren. Das gilt übrigens auch für den ICA als Ganzes. Wir sollten uns also gegenseitig inspirieren!

Nachdem das Steering Committee des SPA ein Toolkit für die Vorbereitung und Durchführung von Workshops für Elevator Pitches – zur Vertretung von Positionen aus dem Archivwesen und der Schriftgutverwaltung – erarbeitet und in mehreren Sprachen veröffentlicht hatte, wurden in Chile neue Projekte diskutiert, so z.B. die Organisation eines Panels bei der ICA-Konferenz in Abu Dhabi im Jahr 2020 zur Frage der Rolle, Aufgabe und Spielräume von Archivverbänden bei Gesetzgebungsverfahren, die für das Archivwesen und das Records Management relevant sind. Wichtig wird dabei der Austausch sein. So haben wir in Chile von der Leiterin des dortigen Nationalarchivs, Emma de Ramón Acevedo, erfahren, dass nach hartnäckigem Bemühen Chile nun bald ein Archivgesetz bekommen wird.

2) Die Arbeit des Steering Committee des SPA ist stark abhängig von den Strukturen und Möglichkeiten im gesamten ICA. Und dieser ist im Umbruch. Anthea Seles, die neue Generalsekretärin hat einen „Change Process“ in Gang gesetzt. Bei unserem Skype Meeting hat sie daher zunächst folgende Frage an uns gerichtet: „Wie soll der ICA im Jahr 2025 aufgestellt sein?“ Die Antworten gingen fast durchweg in eine Richtung: vereinfachte Strukturen (auch der Website!), transparentere Wahl- und Entscheidungsprozesse, mehr Diversität sowie mehr Effizienz. Dies waren auch zentrale Diskussionsthemen bei den Sitzungen des Executive Boards, des Forums der Nationalarchive u.a. Gremien in diesem Frühjahr in Abu Dhabi. Es ging und geht darum, gemeinsam den ICA zukunftsfähig zu machen.

Dieser Veränderungsprozess beinhaltet auch eine Aufwertung der Archiv- und Records Management-Organisationen innerhalb des ICA. Denn SPA repräsentiert neben dem Forum der Nationalarchive die meisten Mitglieder. Ziel ist ein Forum für diese Fachverbände. Dies wäre ein großer Erfolg.

3) Das Filmfestival: Das Steering Committee des SPA hatte nun schon zum zweiten Mal aufgerufen, Kurzfilme einzureichen, die die Bedeutung von Archiven und Records Management möglichst pointiert darstellen: https://www.ica.org/en/film-festival. Gut 50 Filme wurden eingereicht. Sie zeigen ein breites Spektrum an Themen, Perspektiven und Herangehensweisen. Manche sind humorvoll, einige sogar romantisch und andere phantasievoll. Zahlreiche Filme kamen aus China, gut acht Filme wurden von Studierenden erstellt. Die Normierung erfolgte in den Kategorien „Inhalt“, „Humor“, „Stil / künstlerische Umsetzung“ und „von Studierenden“. In Adelaide (ICA Konferenz) wird darüber hinaus noch ein Publikumspreis vergeben. Die Preisverleihung findet in der Abschlusszeremonie der Jahreskonferenz in Australien statt – im Oktober 2019. Übrigens, ein einziger Film wurde aus Deutschland eingereicht. Jedenfalls: Filme sind ein ausgezeichnetes Medium, um über die Wichtigkeit von Archiven und Records Management zu informieren – auch humorvoll!

A propos Kommunikation und Austausch: In Santiago de Chile hatte das Steering Commitee des SPA die besondere Gelegenheit, nicht nur das Nationalarchiv (mit seinen zwei Standorten) und das Archiv des modernen Museums of Memory (in Gedenken an die Diktatur in Chile unter Augusto Pinochet, 1973-1990) zu besichtigen, sondern auch mit chilenischen und uruguayischen Kolleginnen und Kollegen in gemeinsamen Sitzungen, beim Abendessen oder beim Frühstück zu diskutieren. Denn während unseres Aufenthalts in Chile trafen sich Vertreterinnen und Vertreter der Archivverbände aus Uruguay und Chile. Und so lernten wir etwas über die dynamischen Aktivitäten der jungen Kolleginnen und Kollegen in dem kleinen Land Uruguay kennen: Der Archivverband wurde 1993 gegründet. Im Oktober (21.-25.10.2019) werden zur Jahreskonferenz 600 (!) Teilnehmerinnen und Teilnehmer erwartet. Darüber hinaus lernten wir von der engen Zusammenarbeit mit der Organisation der Archivare ohne Grenzen (Archiveros Sin Fronteras Chile), die auch Mitglied im SPA sind.

Die weite Reise hat sich also gelohnt: Das Steering Committee hat in intensiven Diskussionen die Zusammenarbeit weiter gestärkt und eigene Projekte vorangetrieben. Es wurden neue Kontakte in Südamerika geknüpft, die sicherlich das Netzwerk des SPA stärken werden. Und wir haben wieder einmal erfahren, dass wir ohne diese grenzüberschreitenden Inspirationen, den Austausch und die Zusammenarbeit um ein Vieles ärmer wären – nicht zuletzt die professionelle Arbeit als Archivarinnen und Archivare!