Neue Arbeitsgruppe „Campus Records Management“ in der Fachgruppe 8 des VdA

Ein Gastbeitrag von Dr. Anja Kürbis

Zum 30. Juni 2021 konstituierte sich eine neue Arbeitsgruppe innerhalb der Fachgruppe 8. Viele Hochschulen und Forschungseinrichtungen befinden sich derzeit in einer Phase, in der Prozesse in der Verwaltung sowie des student lifecycle im Hinblick auf die Digitalisierung überdacht und neu aufgestellt werden. In diesem Kontext werden alte Fachverfahren und analoge Dokumentationen eingestellt und in digitale Fachverfahren bzw. Formen überführt.

Die Pandemiesituation hat dieser zumeist sehr langwierigen Phase eine enorme Dynamik verliehen, so dass sich die Hochschulen und Forschungseinrichtungen einem erheblichen Druck ausgesetzt sehen. Für Archive ist eine solche Situation Fluch und Segen zugleich. Fluch, da die Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen und Archivierungsvorgaben häufig als Prozess hemmend empfunden und die Archive schlicht übergangen werden. Sie kann aber auch ein Segen für die Archive sein, sich Gehör zu verschaffen und aktiv in diese Prozesse einzubringen. Vor eben dieser Herausforderung sehen sich derzeit viele Archive gestellt.

Die neue Arbeitsgruppe „Campus Records Management“ (CRM) möchte die Archive in dieser Aufgabe unterstützen. Sie nimmt sich den klassischen aber auch neuen Themen der Schriftgutverwaltung an: Aktenplan, Aufbewahrungsfristen, Dokumentenmanagement, Campus Management. Dabei ist es das Ziel der Arbeitsgruppe, nicht nur Entwicklungen zu beobachten und Empfehlungen zu erarbeiten, sondern auch Ansprechpartner zu sein und eine Plattform für den Austausch zu bieten. So soll unter anderem der Kontakt zum Verein „Zentren der Kommunikationsverarbeitung in Forschung Lehre“, dem Zusammenschluss der deutschen Hochschulrechenzentren verstetigt werden. Zunächst wird sich die Arbeitsgruppe mit dem prozessorientierten Hochschulmusteraktenplan des Forums Agile Verwaltung befassen.

Die Arbeitsgruppe besteht derzeit aus 12 FachkollegInnen aus Hochschularchiven und wissenschaftlichen Einrichtungen. Als derzeitige Sprecherin wurde Dr. Anja Kürbis (Universitätsarchiv Ilmenau) benannt.

Kontakt: anja.kuerbis@tu-ilmenau.de